大学教授にメールを送るときのマナーを覚えましょう。知らず知らず教授に失礼な態度をとってしまい、単位を落としたら大変です。
大学生活中で一度は教員とメールでやりとりする機会もあるはず。
せっかくのタイミングなので、社会人でも通用するビジネスメールのマナーを覚えてしまいましょう！
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まず気をつけるべきは「件名」
教授は、日々たくさんのメールを受け取っています。
ゼミや研究室など日頃から接点のある教授なら、会った時に話すことができますが、それ以外の教授にメールで連絡する際は、マナーとしてはもちろん、見落とされないように件名をこだわることが大切です。
学部・学年・名前を入れる
メールの件名で、あなたが誰なのかを名乗りましょう。
【学部・学年・名前】と件名の冒頭に記入することで、誰からのメールか一目で相手は分かります。
これは就職してビジネスマナーとしても使えます。その際は学年。学部の箇所は企業名になります。
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メールの用件を端的に書く
【学部・学年・名前】と冒頭で名乗った後、続いてどんな用件で連絡をしたのかを伝えましょう。
これによって相手は、メールを開く前から緊急の用件なのか、それとも急ぎの用件ではないのかが分かります。
メールマナーの基本として、こういった相手に対する気配りが大切です。
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一番大切なポイント「本文」
【出典】https://www.pexels.com/photo/white-ceramic-cup-on-white-round-saucer-near-spiral-notebook-234394/
メール件名のポイントを押さえたら、次は最も重要なメール本文です。
メール本文の文章マナーを覚えて、ビジネスメールを完璧にできるようになりましょう。
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宛名を書く
メール本文の最初は、まず相手の名前を書きましょう。
○○教授、または○○先生と書きましょう。
もし教授との距離が近く、いつもはあだ名など呼んでいるとしても、親しき中にも礼儀あり、メールでは○○教授、または○○先生と切り出しましょう。
改めて自分の学部・学年・名前を入れる
宛名の後は一行空けてから、改めて自分を名乗りましょう。
件名と重複しますが、改めて自分の学部・学年・名前を記載しましょう。
一言挨拶の言葉を入れる
自分の名前を名乗ったら、また一行空けて、相手に対する挨拶文を書きましょう。
「いつもお世話になっております。」が無難ですが、授業やゼミなどその教授との関係性に合わせて、
- 「いつもゼミで面倒見て頂きありがとうございます。」
- 「いつも授業ありがとうございます。」
など自分なりに工夫してみるのもいいです。
大切なことは、日頃の感謝を一言添えることです。そうするとその後、一番伝えたいメールの用件に繋げやすくなります。
改めてメールの用件を書く
挨拶文から改行、もしくは段落を空けるのもありです。どちらでも構いません。
- 「次回ゼミの欠席の連絡でメールさせて頂きました。」
- 「レポート提出させて頂きます。添付をご確認ください」
など、この部分だけで用件がほぼ伝えられている状態が理想的です。
伝えたい用件部分の補足説明
込み入った説明が必要な用件でない限り、この時点で既に相手に用件が伝わっている状態が理想です。
例えば、上記の「次回ゼミの欠席の連絡でメールさせて頂きました。」の続きを作成するとしたら、
「次回ゼミの開催日ですが、その日は祖母の三回忌で母の実家に行かなければならないため、申し訳ないのですが出席ができません。課題提出は前日までにお渡しさせて頂きます。」
などと続けていくイメージです。
欠席する旨は、既に用件部分で伝えているため、ここでは、欠席する理由の説明になります。
読んでもらったことへのお礼
最後にメールの締めを行います。
基本的には相手に対するお礼や感謝、伝える用件次第ではお詫びの言葉で締めます。
- お手数おかけして申し訳ございません。ご確認ほど宜しくお願い申し上げます。
教授からメール返信をお願いしたい場合は、
- 恐れ入りますが、お手すきの時にご返信頂ければ幸いです。ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
といった形で本文を締めます。
署名
【出典】https://www.pexels.com/photo/coffee-notes-work-learn-75121/
最後に本文下の署名部分です。
署名欄は毎回書かなくても、一度書けば次回からは自動設定できるように設定できます。
yahooメールやgmail、その他学校のメールアドレスでもほとんどの場合、署名設定ができるため、送信するアドレスでできるかどうか確認してみましょう。
学部・学年・名前・連絡先を入れる
下記をそのままコピーして使ってくださればいいです。
署名欄はビジネスの場でも多少の装飾はOKです。女性の場合は==の部分を自分らしくデザインしてみるのもいいかもしれません。
以下署名欄
=================
○○大学○○学部○○学科○年
A木B郎
090-○○○○-○○○○
○○○○○○○○@○○○○.co.jp
=================
すぐに使えるメールの例文をシーン毎に３つ紹介
実際に3つのシーンに分けてメールの例文を作成しました。今自分が最も当てはまる状況に合わせて、修正・加工してメール文章を作成してみましょう。
お詫びや、謝る時のメール例文（風邪でゼミを欠席Ver）
○○教授
いつもゼミでお世話になっております。
○○学部、○学科○年の○○です。
前回のゼミを欠席した件で、お詫び申し上げたくご連絡しました。
事前にお伝えした通り、前日に高熱が出てしまい、インフルエンザの可能性もあったため、大事をとって欠席させて頂きました。
病院で診断した結果、インフルエンザには感染していなかったため、次回のゼミは必ず出席します。
ご迷惑おかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
次回ゼミ楽しみにしております。引き続きよろしくお願い申し上げます。
=================
○○大学○○学部○○学科○年
A木B郎
090-○○○○-○○○○
○○○○○○○○@○○○○.co.jp
=================
お礼をしたい時のメール例文（課題期日を延長してもらったVer）
○○先生
いつもゼミでお世話になっております。
○○学部、○学科○年の○○です。
課題提出の期限を延長して頂き、ありがとうございます。
先生から頂いたやり直しのチャンスをしっかり活かして、内容を再考して、課題に取り組んでみます。
次回の提出期限までに、先生にも満足して頂けるものを仕上げられるよう頑張ります。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
=================
○○大学○○学部○○学科○年
A木B郎
080-○○○○-○○○○
○○○○○○○○@○○○○.ne.jp
=================
お願いや依頼をしたい時のメール例文（相談する時間が欲しいVer）
○○教授
いつも研究室でお世話になっております。
○○学部、○学科○年の○○です。
教授に現在の研究内容について相談する時間を頂きたくご連絡しました
現在、想定していたような研究結果に繋がらず、出口が見えない状態で行き詰まっております。一度教授に研究内容をご覧頂き、アドバイスをご教授願いたいです。
来週から再来週のあたりで、教授のご都合のいい日時で構いませんので、1時間ほどご相談するお時間を頂けないでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、今週中にお返事頂けますと幸いです。
ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
=================
○○大学○○学部○○学科○年
A木B郎
080-○○○○-○○○○
○○○○○○○○@○○○○.ne.jp
=================
最後に
今回お伝えした教授へのメールの書き方、返信方法が身につけば、将来就職した際もビジネスメールに困ることはありません。
せっかくいい機会ですので、将来にも役立つビジネスマナーを身につけましょう。
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