大学のゼミ・授業・研究室の欠席メールの書き方【例文付】

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出席しなければいけない授業やゼミ、研究室をどうしても休まならければいけない!

大学生であれば一度はこんな場面にで出くわすはず。

例えば就活生やインターン生であれば、どうしてもスケジュール的に、仕方がなくゼミや授業を欠席しなければいけないときがあるでしょう。

そこで今回は、大学のゼミ・授業の欠席メールの書き方をご紹介いたします。

大学の教授や助教授など、目上の人にメールを送る時には押さえておくべきメールマナーがあります。

基本マナーを押さえずに、知らず知らずのうちに失礼な対応をとってしまい、教授・助教授の心象を悪くしてしまい、単位を落としてしまわないようにしましょう。

 

 

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大学のゼミ・授業の欠席メールの基本マナーを覚えよう!

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基本メールマナー1:最初に宛名、最後に氏名を書く

相手は大学の講師あるいは教授であり、自分よりもはるかに目上の人です。欠席の連絡をするときも、ビジネスマナー・ビジネスメールを意識して、連絡をしましょう。

ビジネスメールは、普段友人たちに送るメールとは、敬語を使うことはもちろん、文章構成も違います。

まず基本中の基本ですが、最初に宛名(たとえば○○ゼミ ○○○○先生など)を書き、欠席の旨を伝えた後は、終わりに自分の名前を書きます。

いきなり本文から始まらないようにしましょう。

 

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基本メールマナー2:件名は必ず書く

ゼミの教授や助教授たちが、メールを受け取って「この学生は、マナーができてないな」と一番最初に感じるポイントは、メールに件名が書かれていない場合です。

教授や先生の元には学生はもちろん、多くの人から毎日あらゆる内容のメールが届きます。

その中で見落とさずに確認してもらうため、また相手に手間をとらせないためにするには、きちんと件名を書いて、本文を読まなくてもある程度メール本文の趣旨が、件名だけで伝わるようにすることが大切です。

たとえば「○月○日のゼミを欠席いたします」あるいは「○月○日のゼミ欠席のご連絡」など、文体は比較的自由ですが、件名でメール本文の内容が相手に伝わるように心がけましょう。

 

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基本メールマナー3:余計なことは書かずにシンプルに、そして結論から。

欠席の連絡をする場合、メール本文の冒頭で、長々と言い訳を書いてしまう学生さんがいらっしゃいます。

「本当にすみません。じつは〜」「こんなつもりはなかったのですが、昨日の夜に〜」といった形で、時系列でダラダラと説明したり言い訳したりする気持ちは分かりますが、逆効果なので絶対にやめましょう。

ただでさえ忙しく・時間がない教授からすると「で、何が言いたいの?」とメールを読んでいて、フラストレーションを溜まってしまいます。

余計なことは言わずに、例えば「最終面接の日程と重なってしまったため、申し訳ありませんが○月○日のゼミを欠席させて下さい。」と先に結論を述べて、まずは冒頭で一番伝えたいことを意識して書きましょう。

結論を伝えた後に、続けて背景を説明すれば大丈夫です。

 

どうにか許してもらおうと、ダラダラと言い訳や背景説明を書けば書くほど、望む結果とは逆の結果になりますので、まずは結論から書くことを意識して文章を作りましょう。

 

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具体的にどう書けばいい?メール本文の基本的な流れを覚えよう

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メールの基本の流れ1:「お世話になっております」からスタート

先ほど結論から書くことが大事だと伝えましたが、その前に必ず一言添えるのがビジネスマナーの基本です。

例えば、宛名を書いた後にいきなり授業を休みます、と書いては、ビジネスメール的にはマナー違反です。

「いつもお世話になっております。」「お世話になっております。」、と相手のお名前、自分の名前を名乗ったあと、必ずこのどちらか一言を入れてから本部に入るようにしましょう。

 

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メールの基本の流れ2:簡単な自己紹介も添えておく

ゼミや研究室の場合は、小規模の場合が多いため教授と顔見知りのことが多いと思いますが、大学の授業の1クラス規模は、中学校・高校と比にならないほど大きいことが多いです。

抱えている生徒数が多い教授や助教授の場合、突然「お休みします」と連絡してもすぐに顔と名前が一致しない可能性もあります。

ですから、名前だけ名乗ってもおそらく自分のことを覚えてもらえてないなと感じたら、学部・学科・専攻・学年・その教授のどの時間のコマで授業に参加しているかを記載しておくと、相手も確認しやすくなるでしょう。

 

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メールの基本の流れ3:欠席します、だけではなく提出物も確認する

欠席した授業や講義で提出する予定だった課題があれば、それは事前に提出しましょう。

そして、欠席予定の授業で新しい提出物や課題があるのかどうかの確認を必ずしましょう。

「次回の授業に向けて提出物や課題などがございましたらご指示いただけると幸いです」と、簡潔にお伝えしておけば、おそらく教えてくれるはずです。

ただし、教授も毎日多くの学生からメールがくるため、一人一人に次回の課題を個別で連絡することができない場合や、その時点では課題を出すかどうかを決めていない場合もおあります。

自分自身が欠席する予定のコマ授業に参加した友人に、課題や提出物があったかないかを確認することも併せて行いましょう。

 

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メールの基本の流れ4:最後は氏名だけではなく所属先・学籍番号までしっかりと記入する

最後は「山田太郎」だけではなく「○学部 ○○学科 (○○ゼミ) ○年生 G29-1111 山田太郎」と自分の所属先まで明記し、教授が確認しやすい状況をつくっておきます。

 

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メールの基本の流れ5:「単位をお願いします」アピールをメールでやるのは逆効果!

就職活動でどうしても授業を休まなければいけなくない。

しかし、その授業を今回休むと、単位を落としかねないというギリギリの状況がたまにあったりもします。

たとえば英語の必修で、3回以上休んだら単位を落とす可能性が高くなると言われていた中で、今回休むのと4回目となってしまう場合、これで落単か?と不安になってしまいますよね。

基本的には内定をもらえても、単位を落として卒業ができなかったら元も子もないので、大学の授業を優先するべきです。授業の欠席を判断する前に、企業側に日程変更できないかをまずは確認しましょう。

その上でどうしても企業の専攻日程の変更が難しく、授業・講義・ゼミの欠席するしかない場合、単位についての相談と、欠席の報告メールは絶対に分けましょう。

あくまでも欠席をお知らせするだけであって「単位をください」と伝えるためのメールではありません。

もし単位の相談があるのであれば、別途日程を取り、直接相談に伺いましょう。

それを勘違いしたまま、先生や教授に欠席報告とともに単位の相談のメール送ると、あなたの印象は一気に悪くなってしまいます。

 

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【例文】大学のゼミ・授業の欠席メールの書き方

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ゼミを欠席する場合

件名:体調不良のため、本日3限のゼミを欠席させて下さい。山田

○○ ○○先生

いつもお世話になっております。

法学部法律学科○○ゼミ 4年生の山田太郎です。

本日3限のゼミについてですが、

昨晩より具合が悪くなり、熱が38度を超えているため、欠席をさせて頂きたくご連絡いたしました。

私の体調管理不足により、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

本日提出分のレポートについては、取り急ぎメールにて添付させて頂きます。

次回ゼミ出席時に、原本はお渡しさせた頂きます。

お手数をおかけしてしまい申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

もし次回のゼミまでに別途課題やレポートなどなにか必要なものがある場合は、お教え頂けますと幸いです。

 

法学部法律学科 G29-1111 ○○ゼミ 山田太郎

授業を休む際のテンプレートとして参考にしてください。

今回は体調不良による欠席のメールを参考文章として用意しましたが、就職活動によって授業を休む場合は、当日連絡は厳禁です。

説明会や面接の日程が確定次第、前もって教授に休みの連絡をするようにしましょう。

いかがでしたか?

おそらく、これからの大学生活で何度か出くわすシーンです。

 

目上の人に対して失礼のないようにビジネスメールの基本をおさらいしておきましょう!

 

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