大学教授との電話のマナーについて解説します。
研究室訪問のアポイント取得や、急な欠席の連絡など、メールよりも電話で要件を伝えたい時もあるでしょう。
しかし、そんな時に失礼な要件の伝え方をしてしまっては、教授からの印象は悪くなってしまいます。ともすると、アポイント設定やゼミの合格、単位認定などが遠ざかってしまうかも知れません。
そんなことにならないように、教授との電話時のマナーを解説します。
将来社会人になってからも、電話のマナーは必要なので、ついでに覚えてしまいましょう！
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この記事の目次
電話をかける前に注意しておくこと
電話をかける前にも、注意しておくことは何点か存在します。
学生の皆さんも、普段、目上の人に電話でお話しする機会はあまり多くないと思うので、ここで確認しておきましょう。
電話をかける時間帯に気をつけよう！
友人同士だと、思い立った時に電話をしても大きな問題になることは少ないでしょう。翌日少し謝れば、それで済むことが多いと思います。
しかし、教授に対して電話をする時には全く異なりますよね。電話をかける時間帯にはもちろん気を使うべきです。
早朝や深夜帯、また、土日祝日は避けるべきでしょう。
電話をする時には相手が不快に思う時間にかけないよう、常識の範囲内で時間を調整するべきです。
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要件を簡潔にまとめておく！
社会人と電話する時も同じですが、メールと違い電話の性質上、相手の時間を奪うものになります。
その時に要件がまとまっていなく、だらだらと結論の見えない話をされたら印象はよくないですよね。
事前に教授に必ず伝えたいことをまとめ、その部分だけでも端的に伝えられるようにまとめておきましょう。
教授と電話する時に悪い印象を受けてもいい学生なんていないはずなので、その程度の準備はしておくべきですね。
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実際に電話で話す時のマナー！
電話をかける準備が終わった後には実際に教授とのやりとりが始まります。みなさんが気になっているのも、直接話す時のマナーの方が多いと思います。
ではここで、失礼のない電話の話肩について見ていきましょう。
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誰からの電話かしっかり伝える！
友人同士の電話だと、誰から電話がかかっているかすぐわかるパターンが多いと思います。
電話帳に登録されていたり、SNSだとディスプレイに誰からの着信か写るなどありますからね。
しかし、教授との電話だとそうはいきません。
電話番号の登録もしていないケースが多いと思いますし、登録していてもそもそもNGです。
相手が電話に出たら、まず最初に「〇〇大学〇〇学科◯年の田中です」と名乗るようにしましょう。これで教授も少なくとも、誰からの電話かすぐにわかるはずです。
要件が伝わっても、誰からの電話かわからなければ、教授は対応することができませんよね。
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お礼を伝え、今、時間が大丈夫なのか確認する！
まずは忙しい中、電話の対応をしていただいたことに関して、お礼を言いましょう。
「お忙しい中ありがとうございます」程度で大丈夫です。長々伝える必要はありません。この一言を挟むだけで、相手の印象は大きく変わるはずです。
そして、必ず今時間が大丈夫なのか確認しましょう。
教授も授業の準備や研究などで、いつも時間に余裕があるわけではありません。時間に余裕がない中で、要件を話されても、心象が悪くなるだけですね。
そういった事態を避けるためにも、必ず名乗り終えたあと、「今少しお時間よろしいでしょうか」と確認しましょう。
また、その際に相手にどれくらいの時間かをはっきり示すべきです
極端な例ですが、あなたが1分のつもりで少し、といっても教授は少しを30分ととるかも知れません。
事前にどれくらいの時間で伝えられる要件かわかっていれば、その時間を伝えた方が確実でしょう。
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事前に用意した要件を結論から伝える
要件は事前に準備してあると思います。その用意しておいた要件を結論から伝えるようにしましょう。
アポイントの取得であれば、「来週行われる山田教授のゼミを見学させていただきたく思い、ご連絡いたしました」と最初に言いましょう。
相手としても、要件が最初にわかっていると、話がすんなり頭に入ってきます。
結論を最初に伝えた上で、補足情報やそのお願いをする動機を聞いた方が、あなたの思いも伝わりやすいはずです。
この話し方は面接や、就職後の上司へのホウレンソウにも活きてきます。
「教授への電話のかけ方はこうなんだ」ではなく、社会人と話す時の共通のマナーとして覚えておきましょう。
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電話の時は必ずメモをとる！
電話の要件は、あなたが聞きたいことやどうしてもお願いしたかったことのはずです。教授に対応してもらったら、必ずメモをとるようにしましょう。
お願いしたは良いけどアポイントの日程を勘違いして、教授の予定を忘れてしまった、ということになれば最悪です。
電話のタイミングに関しては、あなたが確実に選ぶことができるはずです。
必ずメモを取れる環境で電話をかけるようにしましょう。
電話の最後に再度お礼を伝える！
忙しい中対応してもらったお礼と、質問回答やアポイント設定などのお礼を忘れることなく伝えましょう。
あなたの都合のみで、その時間、電話で対応してもらっているので、そのことに対するお礼は必須ですよね。
また、あなたと教授の関係は電話で終わりのないはずです。
自分の要件だけ伝えて、お礼も言わない学生、よりも最後まで丁寧な学生という印象の方が間違いなく良いでしょう。
研究室訪問や、ゼミの面接、単位認定でもあなたに対する評価が変わるかも知れません。
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その他、教授との電話で注意する点
電話をかける前の注意点と、実際の会話中のマナーについては以上になります。
しかし、これだけではまだ電話のマナーを全て抑えているわけではありません。
ここでは、補足的にその他気をつけるべき点について上げていきます。
教授以外の人に最初に繋がった時
教授以外の人に最初に繋がることも、現実的にかなりの確率であると思います。
そのような時は、受付の方に要件を伝え、教授に取り次いでもらうようお願いしましょう。
もし教授がその時、不在だった場合には、都合の良い日時を確認しましょう。
電話をかけるあなた自身も、電話を受ける大学側も無駄なやりとりをすることがなく、効率的ですね。
教授の電話にかけたが、留守電だった場合
教授の電話番号をご存知の場合は、教授に直接電話をかけることもあるかと思います。
教授の都合次第では、電話にでることができず、留守電になることもあるかと思います。
そんな時には必ず留守電を残しましょう。不在着信のみが残っているということは失礼です。
留守電を入れる時は、要件を全て伝える必要はありません。
下記に留守電の入れ方の例を紹介します。
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部◯年の田中と申します。
山田教授の携帯電話にご連絡させていただいております。
研究室訪問の件で一点確認させていただきたいことがございましてご連絡させていただきました。
また私から改めさせていただきます。
失礼いたします。
例文は以上になります。
留守電を入れる時のマナーとして、下記の3点が上げられるかと思います。
- 誰の携帯電話への電話かはっきりさせる
- 特段急用でもない限り、折り返しは要求しない
- 要件だけがわかるように伝える
留守電は相手との会話ができないため、要件だけを伝えて、再度連絡する時に話がスムーズになる程度の内容で十分でしょう。
友人同士での連絡で留守電を入れる習慣はあまりないと思うので、これを気に覚えておきましょう。
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まとめ
大学教授への電話のマナーを一通り紹介いたしました。大学教授に失礼なく要件を伝えることはもちろん大切です。
そのためにはもちろん今回紹介したマナーを守る必要があります。
また、今回紹介した電話のかけ方はビジネスの場面でも通用するものです
大学教授への電話が終わったら忘れてしまうのではなく、来たる就職活動でも活かしてください。
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