就活・インターン面接の辞退連絡する時のマナーと例文

インターンシップの面接や選考を辞退しなければいけなくなった時、しっかり企業の人事担当者に連絡していますか?

もうどうせこの先会わないだろうと連絡を入れずにバックレたり、連絡を入れるにしても気が乗ら電話やメールの連絡がギリギリになってしまったりしていませんか?

とくに、インターンや就職活動を進めていくと、思いがけず同時に選考を受けていた他の企業から内定をもらうことができたり、途中でやりたい仕事が変わったりして、選考を辞退することも珍しくありません。

これから社会人になるわけなので、辞退するにしてもしっかとしたビジネスマナーを守って、相手に誠意ある対応をしましょう。

 

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面接選考の辞退をする(電話で断りの連絡をする場合)

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面接当日にキャンセルをする場合

まずはじめに、面接当時のキャンセルはマナー違反です。よっぽどの理由がない限り絶対にやめましょう。

事前にわかるのであれば,面接の前日までにお断りの連絡をしましょう。

企業の採用担当の方も貴重な時間をとって面接の場を設けているので、予期していない身内の突然の不幸など、どうしようもない場合以外は当日キャンセルは、社会人として非常識です。

もし当日、どうしても辞退しなければならない場合は、正直に事情をお話ししましょう。

例)「いつもお世話になっております。本日面接をお願いさせていただく予定の◎◎大学の××です。本日の面接につきまして,ご相談させていただきたいことがありまして,お電話させていただきました。

先ほど、祖父が倒れてしまいまして,これから家族と祖父の病院に行かなければならなくなりました。

面接直前のご連絡で本当にも申し訳ないのですが、そういった事情で本日御社にお伺いする事ができません。申し訳ございません。」

 

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面接の日程変更をお願いしたい場合

辞退ではなく、どうしようもない何らかの都合で面接には参加できないももの、引き続き選考を受ける意思がある場合は、日程変更のお願いを必ずしましょう。

まず予定していた日程の面接に参加できないことに対して謝罪・そしてその理由をしっかり伝えたあと、まだ選考を受けたい意思を伝えた上で、あなたが面接に参加でいる近日の予定を複数日程企業に伝えてください。

2度目の変更は許されませんので、伝える候補日は確実にあなたが参加できる日程のみにしましょう。

その上で企業側の都合を聞き,再度面接の調整をお願いするようにしましょう。

例)「せっかくご調整頂いたのにも関わらず、申し訳ございません。もし可能であれば別の日で再度面接をお願いすることは可能でしょうか。私は明後日◎日以降であればいつでも問題はありません。△△社様のご都合に合わせてご調整させていただければと考えております。」

 

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他社から内定が出たため、選考を辞退したい時

インターンや就活をする際に、複数の選考を同時並行で行う事は一般的です。

先に内定を頂いた企業変志望度が高く、仮にこれから選考を受ける企業から内定を頂いたとしても、辞退をするつもりであれば、選考段階で辞退をしたほうがいいです。

入社の意思がなくなった段階で、それ以降の面接に参加しても無駄に相手の時間をとってしまうので、その状態であれば辞退の連絡をしましょう。

 

例)「貴重なお時間を頂き、面接を調整頂いた中で恐縮ですが、○○日の面接を辞退したくご連絡いたしました。実は先ほど▼▼社より内定を頂き、▼▼社に入社する事を決めました。直前のご連絡で大変申し訳ないのですが、他社へ入社の意思を決めた中で、御社にお時間を頂くことは失礼にあたると思い、辞退のご連絡をさせて頂きました。」

 

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面接選考の辞退をする(メールで断りの連絡をする場合)

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予定している面接をキャンセルしたい

基本的に電話で面接をキャンセルしたい場合と同じ考え方です。

ただし、当日の面接をキャンセルする場合は、メールでは失礼です。必ず電話で連絡しましょう。当日連絡の場合、場合によって面接の開始時間まで相手がメールをチェックしていない場合、バックレしたことと同じになります。

メールで面接をキャンセルできるのは、前々日までと認識しておきましょう。それ以降は電話で直接伝えましょう。

それでは、メールでの例を記載します。

********************************************

△△社 採用担当者様

お世話になっております。◎◎大学の××です。

○○月○○日に調整頂いております面接の件でご連絡させて頂きました。

大学の授業予定が急遽が変わり、この時間面接に参加できなくなってしまったため、面接をキャンセルさせて下さい。

お忙しい中、面接の調整を頂いたにも関わらず、ご迷惑おかけして大変申し訳ありません。

 

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面接の日程を変更したい

これも電話で変更依頼するときと同じ考え方です。

********************************************

△△社 採用担当者様

お世話になっております。◎◎大学の××です。

○○月○○日に調整頂いております面接の件でご連絡させて頂きました。

大学の授業予定が急遽が変わり、この時間面接に参加できなくなってしまったため、面接をキャンセルさせて下さい。

お忙しい中、面接の調整を頂いたにも関わらず、ご迷惑おかけして大変申し訳ありません。

もし可能であれば、別日程で再度面接の機会を頂きたいのですが、お時間いただく事は可能でしょうか。

なお,私は以下の日程であればお伺い可能です。

○○月○○日○○:○○〜○○:○○

○○月○○日○○:○○〜○○:○○

○○月○○日○○:○○〜○○:○○

 

よろしくご検討のほどお願い申しあげます。

 

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内定を辞退したい

電話の時と同様です。

********************************************

△△社 採用担当者様

お世話になっております。◎◎大学の××です。

○○月○○日に調整頂いております面接の件でご連絡させて頂きました。

貴重なお時間を頂き、面接を調整頂いた中で恐縮ですが、○○日の面接を辞退したくご連絡いたしました。

実は先ほど▼▼社より内定を頂き、▼▼社に入社する事を決めました。

直前のご連絡で大変申し訳ないのですが、他社へ入社の意思を決めた以上、御社にお時間を頂くことは失礼にあたると思い、辞退のご連絡をさせて頂きました

直前のご連絡になってしまい、ご迷惑おかけしてしまい大変申し訳ございません。

また改めてお電話でもご連絡させて頂きます。

まずは取り急ぎメールにて失礼いたします。

 

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まとめ

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いかがだったでしょうか。

キャンセルの連絡をするときはには、下記3つのポイントを気をつけてください。

  • 面接当日のキャンセルはNG!よっぽどの理由がない限り前々日までに伝える
  • 相手に時間を頂いたことへのお礼とお詫びの言葉を必ず添える
  • 別日程で再調整をお願いしたい場合は、自分から候補日を複数日程伝える

 

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