インターンシップのメールの書き方！場面別の例文集あり

「インターンシップに参加することになったけど、企業とのやりとりってどうすればいいの！？」

学生時代はメールを使う機会はほぼないと思いますが、インターンや就活でのやりとりはメールが主流です。

初めて社会人とメールのやりとりをするという人に向けて、メールのマナーからケース別のメール例文集をご紹介します。

また、最後には効率的なメール管理ノウハウもまとめました。この機会にビジネスメールをマスターしましょう！

できるインターン生になろう！ビジネスメールのマナー8選

2018年4月10日

インターンシップのメールマナー全まとめ

宛名、署名を忘れずに設定しよう

企業とのメールでは、宛名と署名の設定が必須です。

宛名は、「会社名(株式会社〇〇)」「所属部署名」「先方氏名」の順で書きます。部署名が分からない場合は省略して構いません。先方氏名が分からず「採用担当者」とだけ記載があった場合は、「採用ご担当者様」のように書きます。

会社名は、株式会社〇〇/〇〇株式会社など「株式会社」の位置に注意しましょう。社名の記載ミスはビジネスの場ではご法度です。

署名は、「大学名」「学部」「氏名」「メールアドレス」「電話番号」を記載します。

氏名には、ヨミガナをつけると丁寧です。また、電話番号は日中連絡がとれる携帯番号を記載しておくと良いでしょう。

誤字脱字や略字がないか注意しよう

誤字脱字や略字(株式会社を、(株)と書くなど)は、相手を不快な気持ちにさせかねません。

いずれも送信前にしっかりと確認すれば防げるものです。一箇所誤りがあるだけで、注意力不足な印象を採用責任者へ与えていますので注意しましょう。

企業へのメール返信は可能な限り24時間以内に

即座に返信がある人と何日も経ってから返信がくる人では、採用担当もどちらと会いたくなるでしょうか？メールのレスポンスの早さは、印象を大きく左右します。

よく言われるように仕事ができる人ほどメールの返信が早いです。大学生の内から、連絡はすぐ返す癖をつけておくと良いでしょう。

出来ればメールを受け取ってから24時間以内に返信するのがベストです。本記事の後半でメールを効率的に返信するテクニックもご紹介していますので参考にしてください。

改行は適度にされているか？

改行がされていない文章はとても読みづらいです。担当者が読みやすいように適度に改行をするのは最低限のマナーと言えるでしょう。目安としては2、3行に1回は改行をするのが適度な改行です。

ビジネスメールは「読みやすさ」「分かりやすさ」が大切。読みにくいメールはそれだけでマイナスイメージを与えてしまいます。

改行だけではなく、以下のポイントも意識できると良いですね。

件名は、一読で用件が伝わるように書く

インターンシップのメールでは、「用件」「大学」「氏名」の3点を書いて置くと良いでしょう。日々大量のメールを受け取る人事担当者が見逃さないように、件名だけで何のメールか分かるように配慮しておくことが大切です。

ただし、件名は都度設定する必要はありません。

会社とやりとりがスタートしたら件名は変えずに、受け取ったメールに返信すればOKです。

一度、会社とのやりとりが途絶えてこちらから新規でメールを送る場合は、上記のように分かりやすい件名を設定しましょう。

メールを送る時間帯を気をつけよう

一般的にメール送信時間は会社の営業時間の前後2時間までが目安です。深夜帯など明らかに人事担当者が対応できない時間に送るのは避けましょう。

顔文字や過度な感嘆詞の使用

ビジネスメールでは、顔文字や「！！！」など過度な感嘆詞の利用は控えましょう。

友達とのやりとりで慣れてしまっているかもしれませんが、ビジネスの場でこうした文字を使うのは社会人マナーとしてNGです。

インターンのお礼メールの正しい書き方は？例文付き

2019年9月19日

インターンシップのメール例文一覧(面接調整・質問・欠席・お礼など)

メールの基本的な構成(件名〜署名)

メールは基本的に以下の5項目で構成します。

企業へインターンシップの質問をする時のメール

インターンシップ参加前に人事担当へ質問をしたい時のメール例文です。

面接日程の調整をする時のメール

人事との面接日程調整はスムーズなやりとりを心がけましょう。

1. 提示された日程で参加できる場合
2. 提示された日程で参加できない場合
3. 参加可否がすぐに分からない場合

の3つのケースで例文をご紹介します。

企業に提示された日程で参加できる場合

企業に提示された日程に参加できない場合

インターン面接の参加可否の確認がすぐ出来ない場合

インターン面接をキャンセル・辞退する時のメール

面接キャンセルは、いけないと分かった段階でスムーズに連絡を取りましょう。当日の急遽のキャンセルはメールではなく電話で伝えるのがマナーです。

就活・インターン面接の辞退連絡する時のマナーと例文

2016年7月12日

インターンシップに内定した時のお礼メール

インターン面接後に合格を貰った時は、改めて採用担当宛で御礼メールを送りましょう。合格の御礼に加えて、意気込みも伝えられると良いですね。

また、当日の時間・場所の確認もしておきましょう。住所はビル名までしっかりと記載することでミスを防げます。

インターンシップ参加後のお礼メール

インターンに参加したら企業へ御礼メールを送ります。「インターンシップの御礼」「インターンシップの感想」「本選考に向けての意気込み」の3点を書きます。感想は抽象的なものよりも具体的なエピソードをつけた方が印象に残ります。

インターンシップのメールに関するQ&A

インターン当日に遅刻しそうな時は？

交通トラブルなどでインターンシップ当日や面接に遅刻しそうな時は、メールではなく電話をしましょう。

電話をする時は「大学名」「氏名」を名乗り、理由と一緒に●時からのインターンシップに間に合わない旨、何分程度遅れそうか、を伝えましょう。

企業とのメールは、スマホ返信でもOK？

原則はPCが良いですが、どうしてもPCで返信ができない場合はスマホでも問題ありません。

スマホの定型文などで「※外出中のため、携帯電話からの返信で失礼します」の一文を署名上などに入れられると親切ですね。

間違えて別企業にメールしてしまった・・。

メールの誤送信は最も避けたいミスです。必ず送信前に「宛名」を今一度確認しましょう。もし、複数企業とやりとりしていて誤送信してしまった場合は、誤送信先にメールまたは電話ですぐに謝罪とメール削除を依頼しましょう。

インターンシップのメール効率化テク【4つの短縮術】

メールは社会人の必須ツールです。大学時代はあまり使う機会はないかもしれませんが、社会に出てからは基本的にメール連絡が主体となります。

ここでは、社会に出てからも役立つメール送信の効率化テクニックをご紹介します。今のうちからデキる社会人の第一歩を踏み出しましょう。

日程調整やお礼メールのテンプレートを作っておく

よく使用するメール文面はテンプレート設定をしておきましょう。

• 面接の日程調整の文面
• 面接後の御礼の文面

などを設定するとメール連絡もスムーズだと思います。ただし、御礼メールはテンプレをそのまま使うのではなく、個別の感想を書くようにしてください。冒頭や締めの言葉など変わらない部分をテンプレにするのがおすすめです。

署名を設定しておく

署名はメールソフトで設定すれば、毎メール自動で署名がつけられます。都度署名を作るのは無駄なので事前に設定しておきましょう。

重要なメールはフォルダを分ける

面接開催日時や場所など、誤って捨ててしまうと困る重要なメールは、ラベルを分けて、「重要フォルダ」などを作って保存しておくと見失わずに便利です。

他にも「未対応」「対応済」などのフォルダを使って、返信がまだであれば未対応に、対応完了したものは対応済に振り分けることで、対応漏れ防止などの工夫も出来ます。

辞書登録を積極的に使おう！

PC、スマホ共に辞書登録は積極的に使いましょう。

例えば、

「お」→お世話になります。〇〇大学のゼロワン太郎です。

「な」→何卒宜しくお願い致します。

「ひ」→引き続き宜しくお願いします。

等、よく使う文章は冒頭の一文字を登録して、すぐに変換できるようにしておくと便利ですよ。

おわりに

いかがでしたでしょうか。

インターンシップだけではなく、メールは社会人にとって欠かせないコミュニケーションツールです。

この機会にビジネスメールの書き方や効率的な返信方法を考えておくと、就活や入社後にも役立つと思います。

ぜひインターンシップにチャレンジして、良い経験をしてくださいね。