インターンシップのメールの書き方・マナー・例文まとめ!

stepup

「インターンシップに参加することになったけど、企業とのやりとりってどうすればいいの!?」

 

学生時代はメールを使う機会はほぼないと思いますが、インターンや就活でのやりとりはメールが主流です。

 

初めて社会人とメールのやりとりをするという人に向けて、メールのマナーからケース別のメール例文集をご紹介します。

 

また、最後には効率的なメール管理ノウハウもまとめました。この機会にビジネスメールをマスターしましょう!

できるインターン生になろう!ビジネスメールのマナー8選

2018.04.10

インターンシップのメールマナー全8ポイント!

internship

宛名、署名を忘れずに設定しよう

ビジネスメールでは、宛名と署名の設定が必須です。

 

宛名は、「会社名」「所属部署名」「先方氏名」の順で書きます。部署名が分からない場合は省略して構いません。先方氏名が分からず「採用担当者」とだけ記載があった場合は、「採用ご担当者様」のように書きます。

 

会社名は、株式会社〇〇/〇〇株式会社など「株式会社」の位置に注意しましょう。社名の記載ミスはビジネスの場ではご法度です。

 

署名は、「大学名」「学部」「氏名」「メールアドレス」「電話番号」を記載します。

 

氏名には、ヨミガナをつけると丁寧です。また、電話番号は日中連絡がとれる携帯番号を記載しておくと良いでしょう。

 

株式会社〇〇

人事部

インターンシップ採用ご担当者様

〜〜〜〜〜

本文

〜〜〜〜〜

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

 

誤字脱字や略字がないか注意しよう

誤字脱字や略字(株式会社を、(株)と書くなど)は、相手を不快な気持ちにさせかねません。

 

いずれも送信前にしっかりと確認すれば防げるものです。一箇所誤りがあるだけで、注意力不足な印象を与えていますので注意しましょう。

 

メール返信は可能な限り24時間以内に

即座に返信がある人と何日も経ってから返信がくる人では、採用担当者もどちらと会いたくなるでしょうか?メールのレスポンスの早さは、印象を大きく左右します。

 

よく言われるように仕事ができる人ほどメールの返信が早いです。学生の内から、連絡はすぐ返す癖をつけておくと良いでしょう。

 

出来ればメールを受け取ってから24時間以内に返信するのがベストです。本記事の後半でメールを効率的に返信するテクニックもご紹介していますので参考にしてください。

 

改行は適度にされているか?

改行がされていない文章はとても読みづらいです。相手が読みやすいように適度に改行をするのは最低限のマナーと言えるでしょう。目安としては2、3行に1回は改行をするのが適度な改行です。

 

ビジネスメールは「読みやすさ」「分かりやすさ」が大切。読みにくいメールはそれだけでマイナスイメージを与えてしまいます。

 

改行だけではなく、以下のポイントも意識できると良いですね。

 

  • 身内にしか通じない言葉を使っていないか
  • 一文が不必要に長くなっていないか
  • 漢字ばかり、ひらがなばかりで読みにくい印象を与えていないか

件名は、一読で用件が伝わるように書く

インターンシップのメールでは、「用件」「大学」「氏名」の3点を書いて置くと良いでしょう。日々大量のメールを受け取る採用担当者が見逃さないように、件名だけで何のメールか分かるように配慮しておくことが大切です。

悪い例:インターンの件

良い例:【〇〇大学 ゼロワン太郎】インターンの日程調整お願い

ただし、件名は都度設定する必要はありません。

 

企業とやりとりがスタートしたら件名は変えずに、受け取ったメールに返信すればOKです。

 

一度、企業とのやりとりが途絶えてこちらから新規でメールを送る場合は、上記のように分かりやすい件名を設定しましょう。

 

メールを送る時間帯を気をつけよう

一般的にメール送信時間は企業の営業時間の前後2時間までが目安です。深夜帯など明らかに先方が対応できない時間に送るのは避けましょう。

 

顔文字や過度な感嘆詞の使用

ビジネスメールでは、顔文字や「!!!」など過度な感嘆詞の利用は控えましょう。

友達とのやりとりで慣れてしまっているかもしれませんが、ビジネスの場でこうした文字を使うのはマナーとしてNGです。

インターンのお礼メールの正しい書き方は?例文付き

2017.08.09

インターンシップのメール例文一覧!(日程調整・質問・欠席・お礼など)

kamihiko-ki

メールの基本的な構成

メールは基本的に以下の5項目で構成します。

 

  1. 宛先(メールアドレス)
  2. 件名
  3. 宛名
  4. 本文
  5. 署名

 

インターンシップの質問をする時のメール

インターンシップ参加前に質問をしたい時のメール例文です。

件名:インターンシップ参加時の服装に関するご質問【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になります。

来週、御社インターンシップに参加させて頂きます、〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

この度、インターンシップ参加時の服装についてですが、インターン当日は、スーツで参加すれば宜しいでしょうか。

指定が見当たらなかったため、念のため、確認でご連絡させて頂きました。

 

お手数をおかけしますが、ご確認の程宜しくお願い致します。

何卒宜しくお願い致します。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

面接日程の調整をする時のメール

面接日程の調整はスムーズなやりとりを心がけましょう。

  1. 提示された日程で参加できる場合
  2. 提示された日程で参加できない場合
  3. 参加可否がすぐに分からない場合

の3つのケースで例文をご紹介します。

提示された日程で参加できる場合

 

件名:インターンシップ面接日程の件【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になります。

〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

インターンシップ面接の日程をご連絡頂きまして、ありがとうございます。

ご提示頂いた日程の中で、●月●日(火)●時にてお伺いさせて頂きます。

 

もし変更などございましたら再度調整させて頂きますので、ご連絡頂けますと幸いです。

当日はどうぞ宜しくお願い致します。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

 

提示された日程に参加できない場合

 

件名:インターンシップ面接日程の件【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になります。

〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

インターンシップ面接の日程をご連絡頂きまして、ありがとうございます。

大変恐縮なのですが、ご提示頂いた日程がいずれも都合がつきません。宜しければ、別日程でご調整頂くことは可能でしょうか。

こちらの都合で恐れ入りますが、以下日程のご予定はいかがでしょうか。

●月●日(月)午後

●月●日(火)終日

●月●日(木)午後4時以降

 

お手数をおかけしてしまいますが、ご確認の程宜しくお願い致します。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

 

 

面接の参加可否の確認がすぐ出来ない場合

 

件名:インターンシップ面接日程の件【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になります。

〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

インターンシップ面接日をご調整頂き、誠にありがとうございます。

誠に申し訳ございませんが、頂いた日程の都合がつかず、現状だと参加が難しい状況です。

 

現在、先の予定を別日に調整できないか調整をしておりますので、暫しお待ち頂くことは可能でしょうか。

●日(火)中にはご回答いたします。

 

ご迷惑をおかけしてしまいますが、ご確認の程宜しくお願い致します。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

 

 

面接をキャンセル・辞退する時のメール

面接キャンセルは、いけないと分かった段階でスムーズに連絡を取りましょう。当日の急遽のキャンセルはメールではなく電話で伝えるのがマナーです。

件名:インターンシップ面接キャンセルについて【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になります。

〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

●月●日でご調整頂いたインターンシップですが、貴社インターン申し込み後にどうしても外せない家族の予定が入ってしまいました。

 

つきましては、大変恐れ入りますが、今回貴社インターンシップの参加を辞退させて頂きたく存じます。

 

お忙しい中、ご調整頂いたにも関わらず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

ご確認の程宜しくお願い致します。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

就活・インターン面接の辞退連絡する時のマナーと例文

2016.07.12

インターンシップに内定した時のメール

インターン面接後に合格を貰った時は、御礼のメールを送りましょう。合格の御礼に加えて、意気込みも伝えられると良いですね。また、当日の時間・場所の確認もしておきましょう。住所はビル名までしっかりと記載することでミスを防げます。

件名:インターンシップ内定の御礼【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になります。

〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

この度はインターンシップ採用のご連絡頂きありがとうございました。貴社インターンシップに精一杯取り組みたいと存じます。

 

ご案内頂きました通り、以下日程でインターンに参加させて頂きます。

日程:●月●日(金)●時〜

場所:東京都●●区●●・・・ ●●ビル10F

 

当日はどうぞ宜しくお願い致します。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

インターンシップ後のお礼メール

インターンに参加したら企業へ御礼メールを送ります。「インターンの御礼」「インターンの感想」「本選考に向けての意気込み」の3点を書きます。感想は抽象的なものよりも具体的なエピソードをつけた方が印象に残ります。

件名:インターンシップの御礼【〇〇大学 ゼロワン太郎】

株式会社〇〇

人事グループ

◇◇様

 

お世話になります。

〇〇大学3年のゼロワン太郎と申します。

 

この度は、インターンシップに参加させて頂きまして誠にありがとうございました。◇◇様や社員の皆様には、様々なアドバイスを頂き大変感謝しております。

 

今回のインターンシップを通じて、御社の業務を身をもって知ることができ、大変貴重な経験となりました。特に●●様が仰っていたトラブル対応のエピソードからは、お客様第一主義という御社のモットーが全社に浸透しているのだと大変印象に残りました。

 

以前より関心があった御社の社風を肌で感じることでき、御社で働きたいという気持ちが一層強くなりました。

 

今後の本選考においても、今回のインターンシップ経験を活かして全力で取り組みたいと考えております。

 

改めて、この度はありがとうございました。

末筆ながら、貴社のなお一層のご繁栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

==================================

〇〇大学 △△学部◇◇学科

ゼロワン太郎(zeroone tarou)

電話番号:080-××××-××××

メールアドレス:zeroone@×××××××.jp

==================================

 

インターンのメールに関するQ&A

recruitsuit_man

遅刻しそうな時は?

交通トラブルなどでインターンシップ当日や面接に遅刻しそうな時は、メールではなく電話をしましょう。

 

電話をする時は「大学名」「氏名」を名乗り、理由と一緒に●時からのインターンシップに間に合わない旨、何分程度遅れそうか、を伝えましょう。

 

企業とのメールは、スマホ返信でもOK?

原則はPCが良いですが、どうしてもPCで返信ができない場合はスマホでも問題ありません。

 

スマホの定型文などで「※外出中のため、携帯電話からの返信で失礼します」の一文を署名上などに入れられると親切ですね。

 

間違えた相手にメールしてしまった

メールの誤送信は最も避けたいミスです。必ず送信前に「宛名」を今一度確認しましょう。もし、複数企業とやりとりしていて誤送信してしまった場合は、誤送信先にメールまたは電話ですぐに謝罪とメール削除を依頼しましょう。

メールの効率化テクニック!【4つの短縮術を紹介】

businessman_careerwoman

メールは社会人の必須ツールです。大学時代はあまり使う機会はないかもしれませんが、社会に出てからは基本的にメール連絡が主体となります。

 

ここでは、社会に出てからも役立つメール送信の効率化テクニックをご紹介します。今のうちからデキる社会人の第一歩を踏み出しましょう。

 

メールはテンプレートを作っておく

よく使用するメール文面はテンプレート設定をしておきましょう。

  • 面接の日程調整の文面
  • 面接後の御礼の文面

などを設定するとメール連絡もスムーズだと思います。ただし、御礼メールはテンプレをそのまま使うのではなく、個別の感想を書くようにしてください。冒頭や締めの言葉など変わらない部分をテンプレにするのがおすすめです。

 

署名を設定する

署名はメールソフトで設定すれば、毎メール自動で署名がつけられます。都度署名を作るのは無駄なので事前に設定しておきましょう。

 

重要なメールはフォルダを分ける

面接開催日時や場所など、誤って捨ててしまうと困る重要なメールは、ラベルを分けて、「重要フォルダ」などを作って保存しておくと見失わずに便利です。

 

他にも「未対応」「対応済」などのフォルダを使って、返信がまだであれば未対応に、対応完了したものは対応済に振り分けることで、対応漏れ防止などの工夫も出来ます。

 

辞書登録を積極的に使おう!

PC、スマホ共に辞書登録は積極的に使いましょう。

例えば、

「お」→お世話になります。〇〇大学のゼロワン太郎です。

「な」→何卒宜しくお願い致します。

「ひ」→引き続き宜しくお願いします。

等、よく使う文章は冒頭の一文字を登録して、すぐに変換できるようにしておくと便利ですよ。

おわりに

hint

いかがでしたでしょうか。

 

インターンシップだけではなく、メールは社会人にとって欠かせないコミュニケーションツールです。

 

この機会にビジネスメールの書き方や効率的な返信方法を考えておくと、就活や入社後にも役立つと思います。

 

ぜひインターンシップにチャレンジして、良い経験をしてくださいね。

 

 


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です