普段はLINEやSNSで連絡をとっているという学生が多いですが、就職活動では企業とメールでやりとりすることになります。
携帯用メールや、昔使っていたメールを就活用にすることもできますが、その際に注意してほしいのがメールアドレスにつける名前です。
メールのマナーといえば文面の書き方に注目されがちですが、実はメールアドレスも採用担当者は見ているものです。
ここでは、就活用メールアドレスを作成する際の注意点についてご紹介します。
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就活では専用メールアドレスを作ろう
まず、就活では専用のメールアドレスを作ることを強くおすすめします。
docomoやau、softbankなど携帯キャリアが提供しているメールアドレスは、受信できる容量に限りがあり、セキュリティ強度も高くないため就活には不向きです。
企業はパソコン文化なので、携帯用のアドレスというだけで信頼に欠けると判断されてしまう可能性も否めません。
大学で発行されるメールアドレスは、信頼度は高いものの、就活メールとして使うにはデメリットが大きいです。
というのも、就活では受信するメール量が膨大に増えることになります。
とくに、就活サイトに複数登録すると、各サイトからおすすめ情報や応募情報が届くことになるため、重要なメールが埋もれやすくなりがち。
大学用メールは大学からの重要な連絡も来ることになりますので、情報整理するためにも就活専用メールアドレスを作成するべきなのです。
就活専用メールアドレスは、gmailやYahoo!メールなどのフリーメールを利用したので問題ありません。
スマホでもメールが確認できるアプリが提供されているものであれば、外出先でもリアルタイムにメールをチェックできるので便利ですよ。
就活の情報をまとめて管理できるよう、就活が始まったら専用のメールアドレスを作成するようにしましょう。
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就活のメールアドレスを作成する時の注意点
就活用のメールアドレスを作成する際は、「@gmail.com」などのドメイン前の文字列を自分で決めなければなりません。
覚えやすいだけでなく企業からも認識されやすく、大学卒業後にも使い続けられるメールアドレスとしておすすめなのが、名前です。
「daiki.tanaka@～」といったアドレスなら、誰からのメールであるかがスムーズに把握できるようになり、スパムメールなどを疑われる心配もありません。
もし、自分の名前のアドレスがすでに使われてしまっており登録できなかった場合は、誕生日などの文字列を追加するとよいでしょう。
なお、必ずメールアドレスは名前にしなければならないという訳ではありませんが、非常識なメールアドレスや奇抜すぎるメールアドレスは絶対に避けるようにしましょう。
「naitei.hoshii@～」のようにメッセージ性のある内容や、「nanami_lovelove@～」といった彼氏・彼女を連想させるプライベート色の強い内容はNGです。
ビジネスはあくまでビジネスであり、個性やプライベートを押し出す場ではありません。自分らしいメールアドレスはプライベート用とし、就活専用メールアドレスはオフィシャルなものとしましょう。
もう一点、就活専用メールアドレスで重要になるのが「差出人」の登録です。差出人とは、メールを受信した際に誰からのメールかを示すための名前で、任意に設定することができます。
就活専用メールアドレスの差出人は、「名前（大学名）」といったように誰からのメールであるかがすぐに判別できる内容で設定しましょう。
ペンネームやニックネーム、好きな芸能人の名前などで設定している人も多いですが、メールアプリ上ではメールアドレス以上に目立つことになる差出人は、採用担当者も注目している部分です。
採用担当者が見て「何だこの名前は？」と疑問を持たせないよう、自分の名前を正しく設定しましょう。
就活途中でメールアドレスを変更する場合は？
すでにプライベート用メールアドレスを就活用として利用しているものの、就活専用メールアドレスに切り替えたいという場合はどのようにすればよいのでしょうか。
就活途中でメールアドレスを変更すること自体は問題ありませんが、企業や関係者にしっかりと共有することが重要になります。
共有ができていないと、重要なメールが受信できなくなったり、企業が連絡したいと思った時に連絡がつかなかったりと迷惑をかけてしまうことになるので注意しましょう。
その際、プライベート用メールでよくあるように、メールアドレスを変更した後に変更した旨を連絡するのは避けるべきです。
メールアドレスを変更する前に、「〇月〇日以降は、××@～というメールアドレスに変更することご了承ください」と、企業や関係者に一報を入れるようにするとスマートです。
また、新旧両方のメールアドレスを伝えておくことで、採用担当者の確認の手間を省くことができます。できるだけ迷惑をかけないよう、相手に配慮してメールアドレスを変更するようにしましょう。
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就活でのメール作成のマナー
採用担当者は、就活生や社内関係者、クライアントからのメールを毎日数百件単位で受信することになります。それだけ膨大なメールを毎日処理しなければならないので、まずは件名で内容の重要度を判断します。
そのため、就活のメールを作成する際には、分かりやすいメールの件名を作成することに注力する必要があります。
A：こんにちは
B：7/2の面接に関するご質問（田中大輝/〇〇大学）
この2つの件名を見て、どちらのメールを送ってきた学生の印象がアップするでしょうか？もちろんBですよね。
とくに最近は、スパムメールやウイルスメールなどへの警戒心も高まっていますので、一見してビジネスに関するメールだと判断できない件名は、中身を見ずに削除されてしまう可能性もあります。
一方で、分かりやすい件名を心がけすぎて、メール件名が長文になりすぎてもいけません。どのメールアプリでも見やすい件名の文字数とされているのが「13文字」です。端的に内容をまとめ、重要な単語を件名の冒頭に置くことで、メールの内容を瞬時に判断してもらえるようになります。
メール件名を入れず、無題で送信することはご法度です。必ず何かしらの件名をつけるようにしましょう。
また、メールでは宛名も正確に記入する必要があります。
企業名は「株式会社〇〇」といったように、正式名称で記載します。（株）などと略すと失礼にあたってしまうので、注意してください。
「様」と「御中」の使い分けにも気を付けましょう。「様」は個人名宛、「御中」は部署宛に送る際に使います。部署名や担当者名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記入すれば問題ありません。
そして、メールの文末には署名を必ず入れるようにしてください。ビジネスメールでは誰からのメールかを示すために、文末には必ず署名を記入します。テンプレート登録することで、毎回ゼロから入力しなくてもよくなるため、便利なので活用するとよいですよ。
署名には以下の内容を入力します。
・名前
・所属大学名、学部名、学科名
・メールアドレス
・電話番号
メールアドレスや電話番号に変更が発生した場合は、忘れず更新しておきましょう。
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まとめ
就活で使用するメールアドレスは、意外と採用担当者も注目しているものです。
就活が始まったら就活専用メールアドレスを作成し、自分の名前をアドレスに設定しておきましょう。また、差出人の名前も正確に設定してください。
普段使い慣れないメールには戸惑うことも多いかもしれませんが、社会人になると毎日使うことになるので、この機会にビジネスメールのマナーも覚えるようにしましょう。
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