企業へ電話の掛け方・マナーが分からないインターン・就活生へ

インターンシップ応募先の会社や、就職活動でエントリーしている企業の担当者に電話をしなきゃいけない。

普段は友達や両親としか電話をしない大学生にとっては、社会人相手に電話をするのは相当緊張しますよね。

相手が電話に出た瞬間に一気に固まってしまい、何を話せばいいのか分からなくなってしまう。そんな学生さんもいるかもしれませんね。

そのような状態を克服するために、まずはしっかりとマナー・ポイントを抑えておきましょう。

今回は、インターン・就活をする前に知っておきたい正しい電話の掛け方をまとめていきます。

こいつはデキる!と企業採用担当者に思わせたい。電話のマナーを覚えよう!

 

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電話の掛け方で、デキる学生かどうか人事にバレる?

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電話の掛け方一つで、その学生が優秀かどうかが相手には分かってしまいます。

電話をかけるということは相手の時間を拘束するということでもあります。

電話でダラダラと時間を長引かせてしまっては相手にとっても迷惑な話なので、企業に電話をかける時は「用件を手短に伝えること」を意識しましょう。

それができる学生は、ほぼ間違いなく「こいつデキるな」とみなされます。

では、実際どのようなポイントを意識すればいいのでしょうか。

 

就活・インターンシップに受かるエントリーシートの書き方例

 

電話をかける時に最低限守るべきポイント5つ

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抑えるべきポイントはたった5つです。

これを抑えるだけで、あなたの電話越しの評価は飛躍的にアップします。

ポイント1:まずは大きな声でハキハキと

声が聞き取りにくいと、相手が何を言っているのか聞き取るのに神経を使ってしまいます。

これは心理学の世界でも言われていることですが、声の大きさと自信の表れは比例しています。

自信がない人ほど声が小さいのです。

企業にとっては、自分に自信がない人を採用する理由はありません。

そのくらい声がハキハキしていて聞き取りやすいことは大事なので、しっかり意識しましょう。

 

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ポイント2:名前を名乗り、相手の名前と用件を受付に伝える

多くの場合、企業の電話は受付の方がでます。電話をしたい相手が不在のこともしばしば。

自分が何者なのかを名乗り、話をしたい相手を呼び出してもらいます。

次に、用件を先に伝えることも重要です。

・面談の日程調整のお願い

・インターンシップの辞退の連絡

など、用件は先に伝えましょう。

これを伝えず話を続けてしまうと、相手は何の話かわからず、確実に困惑します。

 

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ポイント3:結論を最初に伝える

結論は、用件を伝えた後すぐに伝えましょう。

【例】

「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の▽▽と申します。お電話の用件なのですが、面談の日程調整のお願いでご連絡致しました。実は次回の面談のお時間が、授業の関係でどうしても都合が悪くなってしまいました。そのため、面談を翌週以降に変更して頂くことは可能でしょうか?せっかく日程ご調整頂いていたのに、申し訳ございません。」

このように結論を先に伝えておけば、相手も状況を理解した上で話を聞くことができます。

結論を伝えておかないと、「ごめん。今は時間ないから後でね!」って切られてしまうかもしれません。

このポイントも意識しておきましょう。

 

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ポイント4:相談を持ちかける際は、自分の意見をセットで伝える

電話上で相談をする場合は、あらかじめ自分なりの意見を用意しておきましょう。

早速ですが、上記の【例】「次回面談の日程変更についての相談」から以下の2つを比べてみましょう。

A「次回面談の候補日ですが、来週の水曜日と金曜日の〜時から〜時までであればお伺いできるのですが、〜様のご都合はいかがでしょうか?」

B「次回面談の候補日ですが、〜様のご都合はいかがでしょうか?」

この2つ、どう違うかわかりますか?

Aの場合、電話を受けた企業側は、学生が提案してくれた日程の中ですぐにスケジュールが組めます。

しかしBの場合、企業側が候補日を出しても、その日程で学生の都合が悪ければ、企業側は再度日程を確認して新たな候補日を出さなければいけません。

ちょっとした差ですが、Bは企業に二度手間をさせてしまい、「この学生、デキないな」と思われてしまうかもしれません。

ですので電話の場合は、自分なりの意見を持った上で相談することが大切なのです。

 

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ポイント5:最後は必ずお礼の言葉を伝える

電話の切り際は、必ずお礼をして終わりましょう。

大事だとわかっていても、緊張してしまっているせいか、

意外とできてない学生が多いです。しっかりと意識しましょう。

 

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シチュエーション別の例文

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上記のポイントを踏まえた上で、それぞれのシチュエーションごとの例文を紹介します。

電話のかけ始めの場合

【例】

STEP1「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の▽▽と申します。インターンシップに関しまして、御社の人事部の□□様にお電話させていただきました。今、□□様はいらっしゃいますでしょうか?」

STEP2「(不在の場合)かしこまりました。□□様は、何時くらいであればご都合よろしいですか?」

STEP2「(本人が出た場合)お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の▽▽です。電話の用件なのですが、〜についてご連絡いたしました。ただいまお時間頂いてもよろしいでしょうか?」

と、続いていきます。

電話のかけ始めで大事なことは、

・最初にしっかりと名前を名乗ること

・誰宛に、何の用件かを伝えること

・相手の都合がいいかどうか。電話しても問題ない状況かどうかを聞くこと

この3つです。

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参加時間や日程について相談する場合

次に、インターンシップの参加時間や日程について相談する場合の例文を見ていきましょう。

【例】

「参加させて頂くインターンシップの参加時間(もしくは日程)の変更でお願いがありお電話させていただきました。大変恐縮なのですが、実は来週参加させて頂くインターンシップのお時間が、◯日の▽時から▽時まで都合が悪くなってしまったためその間は不参加とさせていただきたいです。(相手の反応を待つ)かしこまりました。それ以降は問題なく参加できますので、予定が終わり次第すぐに向かわせていただきます。お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い致します。」

時間や日程について調整する場合は特に、まずは用件を伝えましょう。

その後、相手の反応を見てから代替案を話していく流れが理想です。

 

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電話の切り際の場合

電話の切り際はとても重要です。

人間は、相手の印象を別れ際の態度で6~7割方決めると言われています。

電話においても同様です。

しっかりとお礼をし、感じよく切電しましょう。

【例】

「お忙しい中お時間を割いていただきありがとうございました。失礼致します。」

 

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まとめ

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企業の方に電話をするときは、時間対効果を意識できるようになることが大事です。

電話の掛け方をちょっとした工夫をするだけで、相手から「優秀な学生だな」と認識されます。

今回説明したポイントはしっかり抑えておきましょう!

 

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