事務職というと、オフィスでパソコン作業や電話対応をしたりというイメージを持たれる方が多いのではないでしょうか。
でも、事務職といっても企業や部署によって仕事内容は大きく異なり、高い専門性が活かせるやりがいのある仕事なのです。
「事務は楽そうだから…」という思いで志望すると痛い目を見ますよ。
今回は、事務のインターンの仕事内容や参加するメリットを解説していきます。
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この記事の目次
事務のインターンの仕事内容とは
事務と一言で言っても、その仕事内容は多岐に渡ります。
企業や部署によって求められるスキルは異なるため、どのようなスキルを身につけたいかでインターン先企業を選びましょう。
ここからは、長期インターンでも募集が多いジャンルの事務の仕事内容を紹介します。
1.営業事務
営業職をサポートするのが営業事務です。
営業が獲得したクライアントからの問い合わせに対応したり、商品の受発注や在庫を管理したり、契約や請求書を管理したり、提案資料を作成したりと仕事内容は様々です。
商品管理や問い合わせサポートも行うため、商品に関する深い知識が求められるので、長期インターンに参加した場合でも勉強は必要不可欠です。
また、営業やクライアントの要望を正確にくみ取る必要があるため、高いコミュニケーションスキルが必要。相手が求めていることを正しく理解して、適切にサポートする力が身に付きます。
基本的にはルーティンワークが中心になりますが、トラブル対応や質問への対応など臨機応変な対処力も求められます。
海外との取引がある企業であれば、英語力を問われる場合もあります。語学力を生かしたい、実践を通してスキルを高めたいという方は、海外取引のある企業の長期インターンに参加することをおすすめします。
2.一般事務
営業部署だけに関わらず、企業全体の事務処理をサポートするのが一般事務です。
資料や契約書の作成、電話や来客対応、郵便物の仕分け、資料のファイリングなど、企業が円滑に業務を行う上で欠かせない大切な役割を担います。
WordやExcel、Power Pointといった資料作成ソフトを使う機会が多いので、基本的なビジネススキルを身につけたい方は、ぜひ一般事務の長期インターンに参加してみてください。
縁の下の力持ち的な仕事内容ですが、高い正確性と仕事の効率を求められます。同じ資料を作る場合でも、1回目よりも2回目、3回目と作成スピードを速め、正確に資料を作成する工夫をして、生産性を上げていきましょう。
電話対応や来客対応もメインの仕事になるので、社会人として恥ずかしくないビジネスマナーが身に付きます。
人の役に立ちたい、誰かをサポートしたいという思いのある方におすすめの職種です。
3.人事事務
新卒や中途採用、労務管理を行う人事部署のサポートをするのが、採用アシスタントです。
企業説明会の資料作成や選考活動のサポート、社員教育、人事評価制度の整備、給与・社会保険の手続きなどを行います。
就活に採用側として関わることができるので、面接官の視点でものを見ることができるようになり、就活でも大いに有利に働くでしょう。
また、人材採用に関する専門性の高い知識を身につけることができるので、社会人になってからも活かせるスキルが身に付きます。
就活生との面接日の設定から社内の労務管理まで、幅広い業務に携わることになるため、複数の仕事を同時に効率的にこなしていくマルチタスクスキルが求められます。
また、場合によっては企業説明会のアシスタントを任される場合もあるので、人前でプレゼンする訓練にもなるでしょう。
企業は人材によって成り立っています。その根幹に関わる仕事は大変やりがいも大きいものです。
就活の裏側が見てみたい、人材採用に興味がある、という方はぜひ人事事務の長期インターンに参加してましょう。
4.管理事務
メーカーや工場の製品の生産状況や品質管理を行うのが、管理事務の仕事です。
クライアントから受注した製品を納期までに正しく届け、製品の品質を高く保つためには欠かせない役割を担います。
原料や資材の在庫量を把握し、在庫切れや過剰在庫をなくして、適正な在庫を確保する。在庫品の劣化や破損をなくし、品質を保持する。
これらは企業の利益を大きく左右する重要な仕事なので、仕事への正確性と高い責任感も求められます。
管理業務にはExcelや専用のツールを使うケースが多いので、事務処理能力も身に付きます。
興味のある業界の裏側を知りたいという方にはうってつけの職種です。
5.会計事務
税理士や会計士のアシスタント業務を行うのが会計事務です。
税理士や会計士が担当しているクライアントの会計情報・財務情報を取り扱ったり、専門的な資料を作成したりと、座学だけでは身につかない知識やスキルを習得することができます。
専門性が高く機密情報も多く取り扱う仕事のため、長期インターンで任せてもらえる範囲は事務所によって様々ですが、決算書や申告書の作成をサポートしたり、清算書や伝票を作成したりといった業務が一般的です。
年末調整や確定申告のチェックやシステムへのデータ入力といった専門的な仕事から、電話対応や来客対応といった一般事務的な仕事まで、幅広い仕事に携わることができるので、ビジネススキルとマナーともに高いレベルで身につけることが可能。
機密情報を取り扱うため責任が大きな仕事ですが、会計や税務に関する知識やスキルを高めることができます。
税理士や会計士を目指す方、簿記の資格を活かしたい方は、会計事務の長期インターンを探してみてください。
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事務のインターンに参加する3つのメリット
事務のインターンに参加すると、基本的なビジネススキルだけでなく、各業界・企業に関する専門的な知識も身につけることができます。
大学生の内から事務のインターンに参加すれば、次のようなメリットを享受することができます。
1.事務処理能力が身につく
事務の仕事には、書類作成などといった事務処理が欠かせません。
Word、Excel、Power pointなど、どの企業でも使うビジネスツールの取り扱いにたけるようになりますし、企業によっては業界の専門ツールを取り扱えるようになるでしょう。
ルーティンワークであっても、素早く精度を高く仕事をこなすことで、どんな仕事でも活かせる事務処理能力が身に付きます。
事務の長期インターンに参加する場合は、任された仕事も自分なりに工夫して、生産性を上げられるように努力してみましょう。
2.ビジネスマナーが身につく
電話対応や来客対応、メールでのやりとりは事務の仕事の基本です。
社会人になればどの企業でも使うことになるビジネスマナーを習得することができます。
ビジネスマナーは就活でも問われるようになるので、長期インターンに参加して、実践を通してスマートな身のこなしや対応を身につけましょう。
3.コミュニケーションスキルが身につく
事務の仕事は、一人でこなすことはできません。
誰かの依頼や要望に応えることが基本になるので、高いコミュニケーションスキルが身に付きます。
何も、話が得意である必要はありません。相手の悩みや要望を丁寧に聞き取り、それを解決してあげるために的確にサポートする。
このような、ヒアリング力や正確なアウトプット力を身につけたい方は事務の長期インターンにチャレンジしてみてください。
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まとめ
事務のインターンに参加すれば、どんな仕事にも生かせる事務処理能力とコミュニケーション力、ビジネスマナーを身につけることができます。
企業や業界によって仕事内容は様々で、高い専門知識を身につけられるインターンも多数あるので、興味のある業界や事務のインターン求人を探してみてはいかがでしょうか。
