インターンシップを欠席・キャンセルする時の正しい伝え方

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就活で色々なインターンに応募していると、中にはインターンシップを欠席しなければいけないケースが出てくると思います。

 

ここでは大学生向けにインターンの正しい欠席・キャンセルの仕方をご紹介します。欠席の連絡一つとってもマナー・礼儀を守れているか、いないかで採用担当者の印象は大きく変わってきます

 

社会人マナーとして欠席・キャンセルの際は企業へ必ず連絡をするようにしましょう。

 

本記事では企業へ連絡する際のメール・電話の例文も載せていますので、ぜひ参考にしてください。

本記事のポイント
  • 採用担当者に好印象を与えるマナー・礼儀が学べる
  • 正しいインターンシップの欠席の仕方が分かる
  • インターンを欠席すると就活の本選考に影響があるか分かる

 

インターンシップのメールの書き方!場面別の例文集あり

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インターンの欠席連絡はメールと電話どっち?

スマホとpc

結論からお話するとインターンシップを休む時はまず「電話で連絡」するのがマナーです。

 

メールの連絡だけでは、人事担当者が確認していない可能性もありますし、何より欠席・キャンセルの連絡をメールのみで済ますのは心証も良くありません。

 

企業HPや採用ページにキャンセルの連絡はメールで連絡してほしい、と注意書きがない限り、まずは電話で欠席の旨を人事担当者へ伝え、その後にメールでお詫びを入れるのが良いでしょう。

 

もし電話して人事担当者が不在だった場合は、「この後、〇〇様宛てにメールをお送りしますので電話があった旨をお伝え頂けますと幸いです。」と一言メッセージを残し、メールで欠席の連絡をすると丁寧な印象を与えます。

 

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インターンシップを欠席する時の注意点

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欠席がわかった段階で速やかに連絡する

インターンシップに参加できない、欠席しなければいけないことが分かった段階で会社へ速やかに連絡するようにしましょう。

 

直前の連絡になるほど採用担当者にも迷惑がかかってしまいます。

当日のドタキャンやバックレはNG

交通事故や病欠など、インターン当日に急遽欠席しなければならない事態が発生した場合は、速やかに企業へ連絡を入れましょう。

 

もちろん、ドタキャンやバックレはNGです。

 

当日欠席の場合は、メールではなく必ず電話で連絡をしましょう。インターン当日は人事責任者もバタバタしているため、メールをチェックしていない可能性もあります。

 

メールだけの連絡や当日バックレは会社へ迷惑がかかるだけでなく、学生自身の印象も大きく下げてしまいますので気をつけましょう。

 

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欠席理由をしっかり伝えよう

欠席の連絡をする際は、「欠席します」だけではなく、しっかり欠席理由も伝えるのが礼儀です。

  • 病欠(風邪・体調不良)
  • 電話の遅延
  • 大学の授業と日程が被った
  • 他のインターンと日程が被った

など色々な理由があると思います。

 

欠席理由の伝え方は一工夫しましょう。伝え方ひとつで新卒採用担当者の印象はガラっと変わります。例えば、以下のどちらの学生が好印象なイメージでしょうか。

  • 大学の授業が被ってしまった。
  • インターン申込直後に大学の特別講義の予定が入ってしまった。

 

上の例は、スケジュール管理が出来てなかっただけじゃないか?と思われてしまう可能性がありますが、下の例ではやむをえず被ってしまったのだなと理解できます。

 

このようにきちんと欠席理由が伝えられれば、欠席する事実は変わりませんが、誠実な対応ができるというイメージを持ってもらえる可能性があります。ぜひ採用担当が理解しやすい伝え方を意識してみてください。

 

なお、「他のインターンと日程が被った」場合はそのまま伝えてしまうと、「他社の方が優先度が高いのか」と思われてしまいます。その際は、学業と被ったなど他の理由を伝えるのが無難でしょう。

 

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メール・電話でのインターンキャンセルの伝え方

ディスカッション

それでは、以下にメールと電話それぞれの欠席時の伝え方を例文で確認しましょう。

インターン欠席を伝えるメール例文

【件名】

×月×日のインターン欠席のご連絡【〇〇大学 ゼロワン太郎】

 

【本文】

株式会社〇〇

インターンシップ採用ご担当者様

 

お世話になっております。

×月×日のインターンに参加を予定しておりました、〇〇大学のゼロワン太郎です。

 

先日はインターンシップの参加案内を頂き、誠にありがとうございました。

 

誠に恐縮ですが、貴社インターン申込直後に大学の特別講義が入ってしまい、当日の参加が難しくなってしまいました。

 

大変身勝手な申し出ではございますが、今回の貴社インターンは欠席させて頂きたく存じます。

 

ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。本来、直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

============================

〇〇大学〇〇学部

ゼロワン太郎

〒000-0000

東京都〇〇区0-0-0 〇〇マンション101

tel:090-0000-0000

mail:zeroonetaro@gmail.com

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インターンの欠席連絡をする電話トーク例

【受付】

お忙しいところ恐れ入ります。

私、〇〇大学のゼロワン太郎と申します。

×月×日に開催予定の貴社インターンの件でお電話差し上げたのですが、インターン採用ご担当者様(名前が分かれば〇〇様)はいらっしゃいますでしょうか?

 

【採用担当者に繋がる】

お忙しいところ恐れ入ります。

私、〇〇大学のゼロワン太郎と申します。

×月×日のインターンの件でお電話差し上げたのですが、少々お時間宜しいでしょうか。

 

×月×日のインターンへ参加をお約束しておりましたが、貴社インターンへ申込した直後に大学の特別講義が同じ時間帯で入ってしまったため、インターンを欠席させて頂きたくご連絡いたしました。

 

せっかくご機会頂いたにも関わらず、このようなお返事となってしまい申し訳ございません。

 

今後とも宜しくお願い致します。

失礼致します。

【相手が電話を切ってから、電話を切る】

 

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インターンシップを欠席すると就活に影響ある?

並ぶ椅子

簡潔にいうと、インターンシップの欠席やキャンセルは就活の本選考には影響がないケースがほとんどです。

 

しかし、会社によっては内定直結のインターンシップやインターン参加によって書類選考・面接免除など就職活動と連動した仕組みを設けているところもあります。

 

そのような場合、インターンシップに参加しないことで優遇措置を受けられなくなるデメリットはあるといえるでしょう。

 

また、インターンシップでは、大学生が業界理解や企業理解を深めるためのコンテンツが用意されているケースが多いです。

 

就活の本選考に直接的な影響はないものの、インターンに参加することで得られたメリットは失ってしまいます

 

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おわりに

複数のピースで星の形を作る

インターンシップの正しい欠席の仕方はわかりましたでしょうか?

 

複数社のインターンシップにエントリーしていると、どうしても日程が被ってインターンを欠席しなければいけないケースが増えてくると思います。

 

その際はぜひこちらの記事を参考にして、企業へ失礼のないように欠席の旨を伝えてください。

 

また、就活を有利に進めたい大学生は、3ヶ月以上の長期に渡って働ける有給インターンシップもおすすめです。合わせてチェックしてみてくださいね。

 

 


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