インターンのメールの書き方講座!これでもう迷わない!

インターンシップや就職活動が始まると必要なのが説明会やインターンへの申し込みメール。

手書きの場合では文字の奇麗さでも人事担当者の印象を上げることが出来ますが、メールの場合は内容が全て。

冒頭部分から末尾まで社会人としての最低限のビジネスマナーが守れているか、シビアに見られます。

これまでビジネスメールを送ったことがない学生・就活生の皆さん心配いりません!

以下で、人事担当者に好印象を与えるメールの書き方を紹介していきます!

 

受かるインターン応募メールの書き方とポイントまとめ

 

メールの書き方で押さえたいポイント

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件名は必ず書く!

人事担当者は、学生から毎日多くの申し込みメールを受けとっています。

また、学生や就活生だけでなく、社内外の多くの人たちとのコミュニケーションを取るのに、多くのメールを常にやり取りしています。

数あるメールの中で、見落とされないようにするためには、件名で相手にしっかりと用件を伝え、簡潔にまとめることが何より大事です。

件名は、

「インターンシップ参加の申し込み件 大学名・学科名・氏名」

といったように、件名だけでも、メール本文の用件がしっかり伝わるものが望ましいです。

 

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きちんと自分の名を名乗る・最後に署名もきっちり!

よく誤解されるのが、末尾に署名が入っていれば文中では不要という考えです。

最後の署名部分はもちろん、冒頭部分でも、自分が何者であるかをしっかり名乗るようにしましょう。

冒頭で名を名乗らないと、読んでいる側も、相手が誰なのかを分からないまま文章を読み進めなければいけません。

冒頭にしっかり名乗りることで、読み手もこのメールが何を伝えたいメールなのか、メールの前半部分から理解しながら読むことができるようになります。

 

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本文は見やすく書く!

上でも言いましたが、相手は多くのメールを常にやり取りしています。

件名はもちろん、本文も簡潔な内容を心がけるようにしましょう。

注意点としては、

  • 句読点の位置に注意する
  • 改行位置に注意する

メールの文面も、会話と同様に呼吸をする、息継ぎポイントが大事です。

句読点や改行が一切ないメールは、読んでいて苦しくなるので、句読点はワンセンテンスに2〜3を目安に、会話の区切りポイントでしっかりつけていきましょう。

改行は、画面のセンターより右側に行くと少し長いです。

そのあたりに行ったら、文章のキリのいいところで改行しましょう。

 

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メールの内容で押さえたいポイント

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伝えたい内容を簡潔に書く!

繰り返しになりますが、ビジネスパーソンはとにかく時間がないのが常です。

したがって、インターン申し込みメールの内容も、いかに伝えたいことを、少ない言葉で、端的に説明できるかが大きなポイントになります。

例えば、次のような言葉は避けるといいでしょう。

  • あいまいな表現
  • 不必要に多い形容詞

特に「すてきな」や「見事な」といった形容詞は、必要以上に多いと、ご機嫌取りのように思われ、逆に印象が悪くなることもあるので、避けるのがいいでしょう。

 

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言葉遣いに気をつける

学生の間で使われる言葉遣いと。ビジネスで使われるものとは、かなり違います。

ただ、大事なのは「いかに自分の用件を簡潔に伝えられるか」ということなので、あまり肩肘はって形式張った言葉遣いにするよりも、最低限のマナーを踏まえた上で、素直な表現をするのが好印象を与えるキーポイントとなるでしょう。

例えば、

「御社のインターンシップの期間について、質問がございます。ご多忙の折り、ご迷惑と存じますが、ご返事頂戴できれば幸甚でございます。」

これだと読みづらい上に、就活性らしくない表現のため、悪い印象を与えるかも知れません。
これよりも、例えば

「御社のインターンシップ期間について、質問があります。ご多忙のなか恐縮ですが、ご返事いただけると幸いです。」

といった方が、読みやすく、好印象を与えるものになっていると言えるでしょう。

 

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誤字・脱字に気をつける

内容や形式に目がいってしまうあまり、誤字・脱字にまで注意がまわらずに、間違ったままメールを送った経験はありませんか?

このようなメールを担当者が見たら、注意力が散漫で、しかも「やっつけ感」の印象を持つでしょう。

こういった印象は尾を引くものですから、送る前には、きちんとチェックする習慣を身につけましょう。

 

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学生がメールに関して知っておきたいこと

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インターン・就活用のアドレスを作る

インターンや就職活動をしていれば、多くの企業やOBと何通もメールをやり取りすることになるでしょう。

そこで普段使っているアドレスとは別にインターン・就活用のメールアドレスを作りましょう!

こうすることで企業からのメールを見逃したりすることもなくなります。

 

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メールと電話を状況に応じて使い分けよう

メールは受け取る側が都合のいい時に返事ができるので、その意味では便利ですが、それだけでは事足りない場合が考えられます。
例えば、

  • 相手の意見を聞きながら、自分の意見を伝える場合
  • 事情が複雑なため、メールでは誤解を生んでしまいそうな場合

電話は相手を電話口に呼び出すので遠慮になりがちですが、必要な場合は相手も嫌がることはないはずなので、うまく使い分けましょう。

 

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メールを送るタイミング・時間に気をつける

メールは、電話とは違い、読む側の都合で読むことができます。

では、いつでも読んでいいかというと、それは違います。

基本的には、企業の営業時間内にメールを送りましょう。あまりに遅い時間にメールを送ることは非常識です。

もし企業の人事に何かお礼メールを送りたいなどの時は、必ず当日中に送りましょう。あまりに遅い時間になりそうであれば、文章だけ作っておいて、翌日朝に送りましょう。

朝であれば、営業時間前に送っても問題ありません。お礼メールや相手からのメールの返事が24時間以上経つのは、レスポンスが遅いと相手に悪い印象を持たれる可能性があるので、基本的には即レスを心がけましょう。
簡潔なものでいいので、早めに送るようテンプレートを用意するのも一つの手ですね。

 

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まとめ

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インターンのメールというの、学生でありながら社会人として初めて企業とやり取りする機会と言えるでしょう。
インターンシップは、ビジネスメールのマナーを身につける最適の機会となっています。

インターンシップや就活を通じて、複数の企業とやり取りをすることになると思います。

ビジネスメールマナーを身につけて、企業の採用担当者から『おっ、この学生はデキるな!』と思ってもらえるように、頑張りましょう!

 

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