インターンシップのお礼メールの正しい書き方と例文

学生さんの中では、就活を有利に進めるためにインターン参加を必須と考える人も増えてきているようですね。

選考をパスしていざインターンシップへ参加!

しかし、インターンシップ参加時になって初めて企業とメールでやりとりする学生さんも多いのではないでしょうか。

基本的に選考通知のやり取りやインターンシップ参加後のお礼はメールで行います。

「お礼メールが大事って聞くけど、メールの書き方が分からない!」

「貴社と御社どっちが正しいんだっけ?」

インターンシップに参加する時になって慌てないように基本的なメールの書き方は参加前に身につけておきましょう。

インターンシップや就活時期だけでなく、社会人になってからも使い続けるメール。そのため、学生の内から社会人レベルのメールが書けると人事からの評価もアップしますよ。

それでは具体的なビジネスメールの書き方を流れに沿って見てみましょう!

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ビジネスメールの構成は4つ

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ビジネスメールには基本的に型がありますので、まずは必要な項目を覚えましょう。

メールは大きく分けて、「件名」「宛名」「挨拶」「本文」から成り立っています。

それではそれぞれの項目を詳しくみていきましょう。

件名:「送信者の名前」「用件」を書く

採用担当者は何百人~何千人という学生とメールのやり取りをしています。

そこで、件名は「誰から」「何の件」での連絡なのか、一目でわかるようにしましょう。

【例】

OK 【インターンシップ選考の御礼】○○大学○年・田中

NG 昨日はありがとうございました。

メールを受けとる側は、いきなり「昨日はありがとうございました。」といわれても、誰から、何についてお礼を言われているのかわかりません。

ですので、より端的で詳しい記述がある方がスマートです。

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宛名:所属先・名前の省略・誤字は絶対NG!

メールの書き出しには、先方の所属先と氏名を書きます。

友達同士のやり取りに慣れていると省略してしまいがちですが、ビジネスメールでは必ず書きましょう。宛先を正しく書くことで、間違いメールではないことを伝えます。(例 株式会社○○ 人事部 △△)

この時に株式会社を(株)としたり、株式会社○○という名前を○○株式会社と書くのは厳禁です

また、くれぐれも先方の氏名の誤字には気をつけましょう。(例:齊藤様に対して、斉藤様や斎藤様と書いてしまうなど

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挨拶:簡単な挨拶と自己紹介を忘れずに

先方の宛名を書いたら、次は一言挨拶と自分の所属先・氏名を書きます。「大学・学部・フルネーム」を書くといいでしょう。

例えば、鈴木という名字の場合は同じ大学に同姓の人がいるかもしれません。

【例】

OK お世話になります。○○大学 経済学部○年 田中太郎です。

NG ○○大学 田中です

このように、大学・学部・フルネームをしっかりと記載することで、誰からの連絡かが特定できます。

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本文:要件は的確に伝える

さあ肝心な本文ですが、ここはメールの内容をしっかりと端的に伝える必要があります。

ポイントは2点あります。

・まずは結論を先に伝える

・ダラダラと長いメールは送らない

結論が見えず、まとまりがなくて長いメールを読んでいる側は、下手すると時間の無駄だと思うかもしれません。

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【例】

OK:○○様、今回はインターンシップのご案内のお礼と面談日程の調整でご連絡させていただきました。まず、先日はインターンシップのご選考の機会をいただきありがとうございました。〜

NG:先日はありがとうございました。〜まずは先日のインターンシップのご選考についてのお礼なんですけど、〜

冒頭の1、2文でもこんなに変わってくるんです。

本文は出来るだけ端的に伝えるよう心がけましょう。長文や遠まわしな表現では、多忙な採用担当者も見る気を無くしてしまいます。

友達同士のやりとりだと色々なことを書いてしまう傾向があると思いますが、ビジネスでは歓迎されません。

逆に本文が端的にわかりやすく書かれているメールは、採用担当者もプラス評価してくれます。

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メールソフトに署名設定をしておこう

最後に署名です。署名には必要な項目だけ入力します。以下のテンプレを参考にしてみてください。

=========================

○○大学 ○○学部 ○○学科

田中 太郎(Tanaka taro)

〒○○○-○○○○

住所: 東京都○○区○○○○

tel: ○○-○○○○-○○○○

mail: tanaka_taro@***********

=========================

各自お使いのメールソフトに署名設定ができるようになってますので、対企業用のメールアドレスには必ず署名設定をしておきましょう。

gmailをお使いの方は、gmailログイン画面の右上にあるメール設定をクリックし、設定の「全般」タブから「署名」を選択し、内容を保存すると署名設定が完了します。たった何分かあればできる設定なので、あらかじめ済ませておきましょう。

メールひとつで人事担当者の印象は大きく変わります。ビジネスメールの書き方をしっかりとマスターしてインターンシップに臨みましょう!

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まとめ

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いかがでしたか?

ビジネスの世界では、連絡の一つで大きな差がついてしまうので事前にしっかりとマナーを勉強しておく必要があります。

特に、友人との連絡かのようなメールを送ってしまうと、信頼は一気になくなります。

そんなことにならないように、

・端的

・挨拶と自己紹介を忘れない

・人や企業などの固有名詞の場合は特に、誤字脱字に気をつける

この3点をしっかり守りましょう!

連絡を忠実にこなせることが、「できる社会人」への近道ですよ!

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