インターンシップを辞退したい!最適な断り方【例文あり】

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志望先インターンの面接を無事突破!あとは参加を待つのみ。
そんな中、「他の企業のインターンも通ったのでそっちのインターンに行くことになった」

あるいは「他に辞退しなくてはならない理由ができた」

そんなとき、あなたはどうしますか?

そのときになればどうにかなると考えている学生の方は多いのではないでしょうか。
ではそのとき、先方の企業にしっかりと「辞退」の旨を伝えることはできますか?

イマイチ自信がないというあなたへ、今回はインターンの辞退の連絡の仕方についてまとめていきます。

 

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そもそも、インターンシップは辞退しても大丈夫なのか?

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大前提として、インターンシップを辞退することは問題ないことなのか、を理解しておく必要があります。

結論からいうと、インターンシップを辞退することは問題ありません。
「日程が被ってしまった」「他の企業のインターンも申しこんでいたので、そっちに行くことになった」ということは、いくつか複数選考を受けいていく中でありえることです。

そのような事情で辞退する学生がいることは、企業側も把握しています。

ただ、そこで大切なことは、辞退が決まった段階で適切な手段で企業側に伝えることなのです。

 

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企業の立場に立って考えよう

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企業は、インターンシップ辞退がありえることだと認識していますが、企業の人事担当も当然人間です。

あたかも当然のようにインターンシップを辞退する学生と、しっかりと丁寧に事情を説明し、謝罪の一言を添えて連絡してくれる学生とでは、感情やその後の対応も変わってきます。

また、インターンの募集や新卒の採用など、企業は人事部を中心に多くの時間を割いて「採用活動」を行います。
つまり、企業にとっても「採用活動」は貴重な時間なのです。

まずは、学生であるみなさんがそのことを理解しておく必要があります。

 

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伝達手段はどうする?

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最近では、人事とLINEやFacebookなどのSNSを通じて連絡をとることが可能です。

しかし当然ですが、これらのSNSを通じて企業と意思伝達を行うことは原則NGです。

となると、残る手段は「メール」・「電話」の2択になりますね。

では、どうやって辞退の手続きを踏んでいくのが良いのでしょうか? 

 

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まずは辞退するときの手続きを確認する

インターンシップを辞退するときは必ず最初に「システム上で辞退の手続きは可能なのか」「受信メールや企業のサイトにインターンシップ辞退の連絡手段が記載されていないか」を確認します。

そしてもし、システム上での辞退が可能な場合はその手順に従って手続きを行います。

 

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システム上での手続きだけで十分?

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【出典】https://www.pexels.com/photo/beverage-black-coffee-business-chart-33972/

しかし、システム上の手続きだけでは「辞退の意思」は伝えられても、「辞退する理由」伝えられません。

そんなときは、先方の都合のいい時間に合わせて、問い合わせ先に電話をします。

その理由としては
・直接辞退理由を伝えるため
・システム上での「辞退」が相手に正しく伝わっているかを直接確認するため です。

念には念を入れましょう!

 

メールだけでは不十分!メールでの伝達は最終手段!

メールはとても便利なツールです。

いつでもどこでも、メールアドレスのアカウントがあれば連絡がとれます。

しかし、あくまでも「メールは最終手段」と考えておきましょう。
メールより電話が先だと心得ておきましょう。 

 

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電話での断り方

電話で断るときに重要なことは、
・大学名、学部、学年、名前
・担当の方はいらっしゃるか
・要件を伝える(辞退理由も)

の流れを意識し、はっきりと伝えることです。

企業の方も「都合」があるので、しっかりと要件を端的に伝えましょう。

そして、最初と最後は「謝罪」と「インターンを案内してくれたお礼」の一言を添えることは絶対です!

電話はメールとは違い、相手の「声」で感情が判断できます。

ですので、お礼をするときも謝罪するときもしっかりと感情を込め、なおかつ端的に伝えることを意識してください。

 

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例文:メールでの断り方

では、もし電話ではなくメールで辞退の旨を伝えるとき、どのようなフォーマットで送ればいいのでしょうか?

そんなときは、以下の例文を参考にしてください。

 

株式会社〜〜様
〜〜部 (部署名)
〜〜様(担当者名)

(挨拶文をいれる)
〜〜様、お世話になっております。
△△大学◯◯学部の〜〜と申します。

先日は、貴社のインターンシップのご案内をいただき、ありがとうございました。

早速、そちらについてのご連絡なのですが、
あいにくではございますが、(辞退する理由)のため、ご案内いただいたインターンシップの参加を辞退させて頂きます。
※「辞退させていただけますでしょうか?」などの許可文にはしないこと!しっかりと自分で決めたことを伝える。

身勝手なご連絡であると同時に、せっかくのご機会を頂いたにも関わらず申し訳ございません。
貴社には、大変なご面倒をおかけしてしまうことと存じますが、ご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。

署名

 

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これはあくまでも一例ですが、しっかりと「インターンの案内をもらったことにお礼」をし、「辞退すること」と「謝罪」を伝えることができています。

もし、別日の日程で参加できるインターンなら、そのメールで空いている日程を問い合わせてみてもいいかもしれませんね。

ぜひ参考にしてみてください!

まとめ

いかがでしたでしょうか。

就職活動を始めた方は必ず一度はぶつかると言っても過言ではない「インターンシップ辞退」の連絡手段。

もう一度整理すると、重要なポイントは
・辞退が決まったら、いち早く連絡をとること
・メールはあくまで最終手段であること
・連絡時の「最初」と「最後」に必ずお礼と謝罪の言葉を入れること です。

みなさんもこれらのことを意識して、有意義で実りある「就活」にしてくださいね!

 

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