大学生のみなさんはインターンに参加されるころでしょうか。
インターンシップの選考の合格報告や、日程の確認などの各種連絡はメールで行われることが多いです。
そのメール、ちゃんと返信していますか？
メールを正しく受信できていること、メールの内容を了承したことを相手に伝えるために返信は必須です。
ここでは、何かと多いインターン参加時のメールの返信マナーについて考えていきましょう。
就活の面接マナー！敬語や礼儀を具体例付きで徹底解説！
この記事の目次
ビジネスメールの基本的なマナーとは
企業に対して、正しい形式でメールを送付するためには、ビジネスマナーを守ることが非常に大切です。
人事担当者の立場でも、ビジネスマナーを守れる学生の話の方が聞いてみたいですよね。
とはいえ大学生のみなさんはそのようなメールを送り慣れていないと思いますので、今知識がないことは仕方ないと思います。
なので、ここでメール送付時のマナーを学んでいきましょう。
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返信は1日以内に送ろう
メールの返信はできるだけ当日中に、それが難しければ翌日の午前中までに送りましょう。
メールの返信が遅くなってしまうと、採用担当者にインターンへ参加意欲が疑われてしまうかもしれません。
そんな事態を避けるためにも、メールの返事は早急に行うようにしましょう。
授業中などの特段の理由がない限り、メールを開いてすぐ返信をしてしまった方が良いでしょう。
就活のメールマナーとは？正しい件名・宛名・署名・お礼の書き方
件名で誰からのどんな要件かわかるようにする
人事担当者は、毎日多くの学生や取引先からのメールを受信します。
確実に採用担当者にメールを開封してもらうためにも、件名で誰からのメールでどのような要件かを伝えるべきです。
面接日程の設定をお願いするのであれば、下記のような件名になるかと思います。
【面接日程の希望日について】〇〇大学〇〇学部の田中です
【】の中身をその時に伝えたい要件に合わせて改変するといいでしょう。
よく用いられるものになると、下記の例が上げられるでしょうか。
- インターンの持ち物について
- インターン受け入れの御礼
- 面接の御礼
いずれも、メールで伝えたい要件について、一目でわかるようになっているでしょう。
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本文の最初に相手の名前/自分の名前を記載する
本文の最初では、誰宛てのメールかを最初に伝えます。
その際にも、下記のように相手の名前だけでなく、「会社名、部署名、役職」を記載するようにしましょう。
△△株式会社 人事部 マネージャー 山田様
このように必ず文頭で相手の名前を書くことを忘れないでください。
人事担当者がメールを受信した際には、自分宛のメールかわかるようにしましょう。
その後、一言あいさつを述べてから、自分の名前を名乗り、要件に入ります。
自分の名前を名乗る時には件名で名乗った時と同様でいいでしょう。
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の田中です。
電話でも直接話す時でも、初対面の方と話す時に自己紹介をしない方はいませんよね。
考えてみると当然のマナーですが、意外と忘れがちなので注意しましょう。
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要件は簡潔に伝える！補足情報は後に伝えよう
要件は最初に簡潔に伝えるようにしましょう。
先ほども述べた通り、人事担当者は、毎日たくさんのメールに目を通します。
メールの最後まで読まないと要件がわからないメールよりも、すぐにメールの要件がわかる方が読んでいてストレスはないですよね。
例えば、インターンの面接の日程調整のメールであれば、最初に参加したい日程を伝えましょう。
もし提示されたメールの日程で都合が悪ければ、最初にその旨を伝えるべきでしょう。
その日程で都合が悪い理由は補足情報になりますので、伝える順番としては後になりますね。
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適度な改行、句読点を忘れない！
メールを読む側の立場になると、レイアウトによって読みやすさ変わってきますよね。
文章が詰まっていたり、読点がないと、読んでいてスラスラ読み進めることは難しいと思います。
メールは読んでもらうことが一番の目的なので、読んでもらった時のことも考えましょう。
まあ、普段LINEやTwitterなどのSNSでは句点を用いる習慣があまりないと思います。
しかし、ビジネス上のメールでは句点を用いることは必須です。
細かな点に思われるかもしれませんが、メールの読みやすさでは一番重要な点です。
忘れることなく用いるようにしましょう。
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メールの最後は署名で締める
メールの署名に関しても、学生のみなさんには、馴染みがないことだと思います。
おそらく人事担当者などから送られてくるメールの文末には、下記のような情報が記載されていると思います。
==============================
株式会社〇〇
山田 太郎
Mobile:000-0000-0000
mail:000_000@〇〇.co.jp
TEL: 00-0000-0001
FAX: 00-0000-0002
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これがメールにおける署名です。
企業によっては、もう少し詳細な情報が書いてあると思います。
学生のみなさんも、このような形で文末に署名を記載しましょう。
所属大学・学部・学科・名前・電話番号・メールアドレス程度の記載で十分です。
下記のテンプレートを編集していただければ問題はないでしょう。
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〇〇大学 〇〇学科〇〇学科
田中 一郎
Mobile:000-0000-0000
mail:000_000@〇〇.co.jp
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インターンのメール返信時の例文
さて、ここまで基本的なマナーについて、お話させていただきました。
ここでは上記のマナーを守ったメールの例文を紹介します。
件名：【インターン面接の希望日程について】〇〇大学〇〇学部の田中です
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の田中です。
この度はインターンの面接日程調整のメールをいただき、誠にありがとうございます。
面接の参加希望日は、下記のようになります。
○月×日 □時〜
○月×日 □時〜
○月×日 □時〜
以上になります。
面接に参加させていただくことを楽しみにしております。
何卒よろしくお願い致します。
田中
==============================
〇〇大学 〇〇学科〇〇学科
田中 一郎
Mobile:000-0000-0000
mail:000_000@〇〇.co.jp
==============================
面接日程の候補日は一日だけでなく、複数候補日を送るようにしましょう。
面接を受けるのはあなただけではないので、他の面接希望者との兼ね合いも考えるべきですね。
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まとめ
インターンのメール返信時のマナーについて、ご理解いただけましたか？
普段とは違うビジネスマナーに沿ったメールを送る必要があり、少し大変だとは思います。
しかし、遅かれ早かれ覚えなければいけない知識であることは間違いありません。
就職活動中や、それこそ社会人になってからも必要な知識です。
この機会に一気に覚えてしまいましょう！
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