事務スキルを磨いておいた方が良い3つの理由とは?

あなたは社会人として活躍していくために最も重要なスキルは何だと思いますか?気の利いたトーク力や抜群の営業力、どんな人の心でも開かせるコミュニケーション能力など、仕事をしていく上で必要とされるスキルはたくさんありますが、その中でも特に重要なのが事務スキルです。

 

一見すると地味で、かつ職種によっては必要ないんじゃないかと思える部分もありますが、実はそれは大きな間違い。事務スキルはどんな会社のどんな仕事をするにしても、必ず必要とされます。

 

今回は、そんな事務スキルが必要な理由を詳しく解説していきましょう。

 

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事務スキルはどんな職種でも必要

事務スキルは事務職を目指す人が身につけなければならないものであり、それ以外の職種であれば特別必要とはされないと思われがちですが、真実はその逆です。事務スキルほど、職種や場所を選ばずに必要とされるものはありません。

 

営業やエンジニアといった別職種の人であっても、仕事の中には必ず事務的要素が含まれており、それをいかにスムーズにこなすかによって、本業に多大な影響を与えます。

 

ここからは、社会人にとって事務スキルがどれほど重要なものなのか、改めて確認していきます。

 

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ワードやエクセルは使えて当たり前

事務スキルの代表格と言えば、ワードやエクセルといったオフィスソフトのスキルです。例えば営業職を例にとってみれば、確かに難しい表計算や、練り込まれたワード文書を作る必要はないかもしれません。しかし、自分のクライアントの管理をしたりする際にエクセルは非常に便利に使えるものですし、ちょっとした提案資料をワードで作らないといけない場面も出てくるかもしれません。

 

社会人ともなれば、ワードやエクセルは使えて当たり前という認識が社内に広がっています。わざわざ細かく操作方法を教えてもらえる機会もそうそうありませんから、基本的には自分の持っている知識や勘を頼りに操作や活用方法を身につけていくしかないのです。

 

また、そもそもクライアントとのやりとりはメールで行うことも多いものですから、しっかりと文章だけで気持ちの良いコミュニケーションを実現していこうと思えば、ある程度の事務スキルは必須と言えます。口頭で話す分には何の問題もなく、非常に流ちょうに話せる人物が、メールになった途端に急に話せなくなってしまうこともよくあるものです。

 

社内外問わず、事務方の人間とやり取りをしなければいけないシーンというのは必ず出てくるものですから、相手に合わせた対応というのも、こちら側の職種がどうあれ身につけておかなければなりません。

 

逆に言えば、それらの作業に対し、特別な意識を持たず自然とこなせるようになっていれば、本業である営業やエンジニア業務に集中できるということでもあり、結果として本来の仕事の能率も上がって行くと言えるでしょう。大げさではなく、事務作業に時間が掛かってしまい、帰るのが遅くなったり、クライアントへの連絡が遅れてしまう人も結構多くいるんですよ。

 

言い方は少々あれですが、本業以外の余計な部分で労力を使わないためにも、事務スキルが高ければ高いほど得をするのです。

 

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新人時代はちょっとしたお使いを頼まれることも

また新入社員の段階では、先輩や上司の指示のもと、ちょっとしたお使い的な作業を頼まれることもあります。「ちょっとこの資料をまとめておいてくれ」「クライアント提出用に見やすく作り直してくれ」といった形で、思わぬところで事務スキルを求められることも多いでしょう。

 

その時に期待以上のスピードとクオリティで返すことができれば、あなたの社内での評価もかなり上がりやすくなるでしょう。ビジネスの世界はどこにチャンスがあるかわかりません。綺麗でまとまった提案書を作るのが得意だから、という理由で、ビッグクライアントを任せてもらえるようになるかもしれませんし、重要な会議には必ず参加させてもらえるようになるかもしれません。

 

「この資料は縦書きだから、右上をホッチキスで止めよう」そんな些細な気遣いが、あなたの名前を社内に広げるきっかけになることもあるのです。

 

本業の方で結果を出すことも大切ですが、そこで結果を出すのはある意味当然のこととも言えますから、それ以外の部分でいかにポイントを稼いでいくことができるか、それもあなたの今後のキャリアを占う重要な局面になるはずです。

 

専門的な知識がとにかく豊富で、その道にはこの人しかいない!というプロフェッショナルも重宝されるものですが、同じレベルで重宝されるのが、どんなことでもそつなくこなせるオールラウンドプレーヤーでもあります。一つの教科で100点が取れなくても、二つの教科でそれぞれ50点ずつ出せば、同じ100点に持っていくことも出来るのです。

 

どちらを目指すのかは人それぞれですが、そういったキャリアの積み上げ方もあるということを知り、少しでも自分の可能性を広げておいた方が、後々有利に働くことも多いでしょう。

 

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タイピングスピードはそのまま仕事の早さに直結

そしてやはり、単純な話ではありますが、タイピングのスピードというのはどんなシーンでも活きてくるものです。現代においてはもはやどんな仕事であっても、パソコンを使わないシーンはほとんどありません。メール1本作るのに5分かかる人と、1分で終わる人がいれば、一回きりの差なら大したことはありませんが、1日、1ヶ月、1年とその差を積み重ねていけば、何十時間分もの差になっていてもおかしくはありません。

 

時間はどんな人にも平等で、かつ有限です。限られた時間の中で最大限の効果を出していくためには、基本となるタイピングスピードも非常に重要になってくるのは間違いないでしょう。なにもブラインドタッチを完ぺきにこなせるようになっておく必要はありませんが、攻めて両手の指をすべて活用してタイピングができるようにはなっておきたいですね。

 

いざ社会人になってみれば、学生時代に自分専用のパソコンを持っていたかどうかが即わかるぐらい、タイピングスピードには差が出ているものです。働きながらその差を埋めていくことは簡単ではないため、事前にある程度特訓をしておき、スピードを向上させておくのも効果的と言えます。

 

仕事の無駄を減らし、短い時間で最高の効果を出す。それが事務スキルの本質なのです。

 

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まとめ

事務スキルは事務職の人に求められるスキルではなく、社会人全般に求められるスキルです。スムーズに資料を作り、相手を気遣った調整がうまくできているかどうかで、相手があなたに抱くイメージが大きく変わるもの。良い意味で期待を裏切っていくことができれば、通常よりも高い評価を得ることは難しくありません。

 

一見すると地味で、あまり大きく評価をされないポイントに見えるかもしれませんが、ジワジワとボディーブローのように効いてくる事務スキルの有無の差。自分のためにも、その仕事の先にある相手のためにも、磨いておいて損はありません。

 

まずはワードやエクセルに対する苦手意識を克服しておきましょう。それだけでもスタートダッシュはできるはずです。もちろんもっと高度な技術を身につけておけば、それだけ活躍の幅も広がるので、努力が無駄になることはありません。

 

学生時代にも磨いておける数少ない社会人スキルの一つですから、ぜひ早いうちから意識をし、チャンスがあれば積極的に学ぶようにしてみてくださいね。

 

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