就活のメールマナーとは?正しい件名・宛名・署名・お礼の書き方

就職活動やインターンシップの選考が始まり、採用担当者やOB/OG訪問など、社会人とメールでのやりとりをする機会が増えてきたのではないでしょうか。

メールのマナーはSNSでのやりとりとは一味違うので、就活生のみなさんは一つ簡単なメールを送るにもわからないことがたくさんあると思います。

そこで今回は就活中に社会人に送る時に注意したい、メールのマナーについて調べていきましょう。

 

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そもそもどんな時にメールを送るの?

就活中、企業の担当者とやりとりする場合は連絡手段はメールであることがほとんどです。

友人同士ではLINEやTwitterなどのSNSでやりとりすることがほとんどかもしれませんが、採用担当者とのやりとりはそうではありません。

実際に就活期の大学生と企業の採用担当者がどのような場面でやりとりするか少し考えてみましょう。

 

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面接、面談設定の連絡

通常、インターン選考や就活の面接、OB/OG訪問の日程調整のやりとりはメールで行うことが多いです。

つまり、面接や面談に参加する前に、すでにあなたがどのような人物かを面接官は観察する機会があるのです。

担当者とのメールのやりとりがマナーに乗っ取ったものだったら、面接や面談では良い印象を受けている状態で行うことができます。

反対に、メールでのマナーが不躾だった場合、最初から悪い印象を持たれている可能性があるのです。

面接の30分〜1時間で最初の悪い印象を逆転して、さらに高評価を得る必要があるって大変ですよね。

 

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面接、面談のお礼の連絡

面接、面談後には必ずお礼のメールを人事担当者やOB/OGの先輩に送りましょう。

もちろん、純粋に貴重な時間を割いていただいたお礼をいうべきです。

それ以上に、面接の後、お礼のメールを送ってくれる学生とそうでない学生、どちらの方が評価が高くなるかは、明確ではないでしょうか。

今や面接や面談の場でなくても、マナーや姿勢が試される時代になっているということですね。

ではいよいよ、メールを送る際に気をつけなければならないことをみていきましょう!

 

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メールを送る時に意識したい文章構成

件名は必ずつける!

普段LINEやTwitterなどのSNS慣れしていると忘れがちですが、メールには必ず件名をつけましょう。

さらに、ただ件名をつけるだけでなく一目で要件がわかるような件名だとなお良いでしょう。

× 〇〇大学の〜〜です

○【面談の御礼】〇〇大学の〜〜です、【OB/OG訪問のお願い】〇〇大学の〜〜です

上記の件名でも、ただそれぞれ一言【面談の御礼】、【OB/OG訪問のお願い】と付け加えただけですが、どのような要件なのか一目でわかるようになりました。

採用担当者は毎日就活生からのメールや取引先、社内のメールを大量にチェックするので、全てのメールを隅々まで読み切るわけではありません。

なので件名でどんな要件かわかるメールを送る必要があるのです。

 

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いきなり要件から入らない!

就活生が人事担当者に送るメールで、特にありがちなのが要件のみを伝え、誰が誰に送っているかわからないメールです。

面接日程の設定のメールなどで見受けることが多いです。

文頭はメールの受信者の会社名、名前から入り、その次に必ず自分も名乗りましょう。

〇〇株式会社

人事部 ××様

お世話になっております。

△△大学の□□です。

といった形で、誰が誰に送っているメールなのか、明確にしましょう。

メールをチェックする人事担当者は、誰からのメールかわからなければ、対応することはできませんよね。

 

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本題は簡潔に、一目でわかるように書く!

本題は簡潔に要点をまとめて書く必要があります。

というのも、先ほど述べた通り、人事担当者は大量のメールを受診しますので、全てのメールを隅々まで読むことは考えにくいです。

就活時期の採用担当者ともなれば、なおさらです。

丁寧に文章を作りすぎるあまり、回りくどい文章になり、結局何が言いたいのか最後までわからなくなってしまった、という文章がたまに見受けられます。

そうならないように、例えばOB/OG訪問の面談であれば、下記の文章のように、なぜ連絡したのかすぐにわかる構成にしましょう。

〇〇株式会社

××様

突然のご連絡失礼します。

△△大学の□□と申します。

本日はキャリアセンターのOB名簿にて、××様の名簿を拝見して、

ぜひ一度お話させていただきたく思い、ご連絡させていただきました。

 

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周辺情報、補足情報は要点の後に!

上記の文章のように、まずはメールの中で一番伝えたい要点から伝え、その次に補足情報を伝えていきましょう。

なぜ話を聞きたいのか、どんな話が聞きたいのか、どの時間帯だったら都合がいいか、を書き要点を補足していきます。

要点と補足情報、周辺情報の順番が逆になってしまうメールもよく見受けられるので、ここが最重要ポイントかもしれません。

 

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最後は署名で終わる

文末でメールを読んでいただいたお礼をいった後、忘れずに署名を書きましょう。

大学名、学部、学年、名前まで書くことが一般的だと思います。学校のドメインのメールアドレスを追加してもいいかもしれません。

自分の名前や大学名は文頭で名乗っているからOKというわけではありません。ある意味メールの署名というのは社会人にとって名刺に近い意味を持っているかもしれません。

就活では、社会人としての適性を見られますので、署名などは準備しておきましょう。

署名登録、辞書登録などしておくと手間も減るのでおすすめです。

 

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文章構成以外で注意すべき点!

今までは文章構成で意識する点を述べてきましたが、それ以外にも注意するべき点はあります。

最後にそちらを紹介します。

メール返信は過去のやりとりがわかるように!新規作成はNG

企業からのメールを返す際、新規メールから返事をした方がいいのか、今までの履歴は消した方がいいのか、それとも残した方がいいのか迷ってしまう就活生もいるのではないかと思います。

就活中に企業から送られてくるメールには全て返信で対応しましょう。履歴も消す必要はありません。

 

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敬語の間違いのないように

大学生からすると、使い慣れていないので、ある種仕方がないのかもしれませんが、企業側は気にするようです。

自分に敬語を使ってしまっている、尊敬語と謙譲語の違いが付いていない、など調べればすぐにわかることで失敗してしまうことは非常に勿体無いですよね。

また、必要以上に丁寧になる必要もないです。

マナーはもちろん大切ですが、まだ就活中の大学生です。最低限の敬語に誤りがなければ、過度に丁寧になりすぎる必要はありません。

不安なところがあったらその都度調べましょう。幸いメールを作成しているということはPCか携帯が手元にあるでしょう?

 

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句読点、改行は適切に

こちらもLINEやTwitterではあまり句読点、改行を使用する機会がないからか、不適切なタイミングで行われている文章を目にします。

どちらも全く使用されていないととても読みにくいのですが、使いすぎてしまうと同様に読みにくくなってしまいます。

適切な句読点や開業の使い方は今後ESを書く際などにも必須になってくるので、例文を読んで勉強しておくのも手かもしれません。

 

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誤字・脱字に注意

どれだけいい文章でも、誤字・脱字があった場合には印象は大きく変わってしまいます。

こちらは丁寧な見直しをすれば防げることなので、ケアレスミスで台無しにならないよう、入念に行いましょう。

 

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メールアドレスは学校のドメインのものを使おう

普段使っているメールアドレスだと、企業からのメールに気がつかない、誤送信などのリスクが発生します。

サブアドレスを作るのも手ですが、学校のドメインのメールアドレスが一番無難ではないかと思います。

 

顔文字、!、?は使わない

いうまでもないでしょうか?

ただそのような就活生がいることも事実のようです。

どれだけ距離が近づいていても、採用担当者と就活生という距離感は守るようにしましょう。

また、ベンチャー企業だと選考途中で連絡のやり取りをメールからSMSやFacebook Messengerに変更することがあるようです。

連絡手段が変わったからといって、そこで求められるマナーが変わるわけではありません。

気が緩むことの無いようにしましょう。

 

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最後に

メールを作成する際にも様々なマナーを守る必要があります。

この記事を参考にしていただいて、ただでさえ多忙な就活生の負担を少しでも減らすことができれば何よりです。

ビジネスマナーを守ったメールを送付して、面接前からいい印象を持ってもらえれば、面接の通過も有利になリますよ!

 

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