就職活動中、企業からの電話に出ることができず、留守電に着信履歴が残っていることがありますよね。
番号非通知で着信が残っている場合は別ですが、番号がわかっているは学生側から電話を折り返すことがマナーです。
そうはいっても、会社に電話をかけることが少し不安な学生もいると思います。
ここでは、あなたの携帯に着信が残っている時に、企業へ折り返す時のマナーを考えていきます。
この記事の目次
電話をかける前に準備をするべきこと
留守電を確認して、いざ電話を折り返す時にも、様々なことを準備しておく必要があります。
ここでは、その準備しておく項目について考えていきます。
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留守電が残っていたら最初に留守電を聞こう
電話に不在着信が残っていることを確認したら、まずは留守電がはいっていないか確認しましょう。
留守電にあなた宛のメッセージの概要が残っていることも多いです
その概要を把握し、企業に対して折り返しをかけるべきです。
また、不在着信の内容次第では、折り返しの連絡をする必要がない場合もあります。
例えば、「折り返しの連絡は不要」と留守電に残っている場合には、折り返しをする必要はありませんよね。
逆に留守電のメッセージを確認せず折り返す、チェックの甘い学生と思われてしまいかねません。
良かれと思った行為で、人事担当者の心象を悪くしてしまっては元も子もないです。
留守電の内容は最初に聞いて、その上で折り返すようにしましょう。
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スケジュール帳を用意してから電話を折り返そう
スケジュール帳を用意してから、電話は折り返すようにしましょう。
企業があなたに電話をかけてくる時には、なんらかの案内の電話であることが多いです。
例えば
- 面接突破の案内及び次回選考の日程調整
- 説明会の参加の御礼及び個別面談の日程調整
などの内容になることが多いと思います。
電話での案内になることが多いため、その予定を忘れないようにメモを取る準備をしましょう。
一度企業からの電話で日程を明示されたにも関わらず、再度確認をさせてもらうことは評価が下がることに繋がります。
また、説明会に参加する企業は一つだけではないと思います。
スケジュールを確認せず、説明会がダブルブッキングしてしまっては大変ですよね。
そうならないためにも、スケジュール帳が用意できるところで、電話を折り返すようにしましょう。
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電話をかける場所はきちんと選ぼう
電話をかける場所は、きちんと選びましょう。
エントリーしている企業に電話をかけるのですから、静かな場所で電話をかけるべきということは理解していただけると思います。
もう一点注意してもらうことがあります。
それは、電波状況の良い場所で電話をかけるということです。
電波状況が悪いと、様々な点で相手に悪い印象を与えてしまいます。
例えば、
- 言葉が途切れがちになり、何度も聞き返してしまう
- そのため、所要時間が無駄に長くなってしまう
- 電話自体が途中で切れてしまう
などがあると思います。
この周囲の環境に関しては、注意さえすれば誰でも気をつけることができます。
最低限のマナーでもあるので、覚えておいてください。
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電話をかける時間帯は気をつけよう
エントリーした企業の仕事の邪魔になりうる時間は避けるべきです。
採用担当者も仕事はそれだけではありませんし、他の学生の選考のこともあります。
忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、先方の仕事の妨げになってしまう可能性もあります。
原則、折り返しの連絡は気づいたらすぐ入れることがベストなのですが、時間帯によっては後日改めた方がいい場合もあります。
推奨される時間については、始業から2時間後、就業の2時間前と考えてください。
朝と夜は1日の準備や締め作業など諸々行うため、比較的忙しいということです。
また、お昼休憩や終業以降の時間など、現実的に対応が行われることが少なそうな時間にも電話をすることは避けましょう。
夜に企業からの着信に気づき、翌朝に折り返しの連絡を入れることも出てくるとは思います。
その際には必ず、お折り返しの連絡が遅くなったことに対するお詫びをに述べましょう。
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折り返しの連絡を入れるときのマナーとは
折り返しの連絡を入れるときには、もちろん電話のマナーも存在します。
採用担当者に対して、失礼なく電話をかける必要があります。
そのマナーについて、解説していきます。
- 先方が電話に出たら、自分が名乗る
先方が電話に出たら、まずは自分が誰なのか名乗りましょう。
最初は担当者ではなく、受付の方に繋がると思います。
「お忙しいところ失礼します。〇〇大学の田中です」
という風に名乗れば問題ないでしょう。
企業としても、電話をかけてきた相手が誰かわからなければ、担当者に繋げることができません。
最初に名前を名乗ることは、とても重要なマナーです。
- 電話の折り返しの連絡であることを伝える
あなたのことを受付の方に伝えることができたら、次は要件です。
この場合の要件は、「企業からの電話に対する折り返し」ですよね。
なので、電話口で下記のように伝えれば問題ないでしょう。
「人事部の〇〇様からお電話をいただき、折り返しさせていただきました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」
このように伝えることができれば、受付の方も人事担当者に繋げてくれると思います。
- 担当者に繋がっても要件から入らない
人事担当者に繋がっても、いきなり要件を伝えてはいけません。
先ほどと同様に
「お忙しいところ失礼します。私先ほどお電話頂きました〇〇大学の田中です。今お時間よろしいですか」
と自己紹介をしましょう。
人事担当者に電話が繋がったら、今大丈夫ですか？とも確認することも忘れないでください。
気遣いのできる学生と思ってもらえるでしょう。
- 折り返しの連絡をした旨を伝える
採用担当者から、時間が大丈夫という旨を聞くことができれば、いよいよ要件を伝えます。
人事担当者も忙しいので、要件は端的に伝えることを心がけましょう。
「先ほど○時ころ頂いたお電話のご用件を伺いたく、折り返しのお電話をさせて頂きました」
このように伝えれば、採用担当者から要件を聞くことができると思います。
折り返しのマナーに関しては、このように話せば問題ないでしょう。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
就活中、企業からの不在着信に対して、折り返しをする場面はあると思います。
意外と緊張する場面なので、しっかり準備をして、そのような場面でも堂々とできるようにしておきましょう。
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