ES・履歴書の郵送マナー!封筒の選び方や送付状の書き方

就職活動では、履歴書やESを書き終わったあと、企業から郵送を求められることも多いと思います。

皆さんは履歴書・エントリーシートの郵送マナーはいかがでしょうか。

封筒の書き方や送付状の書き方には慣れていない学生が非常に多いのではないかと思います。

履歴書やESの内容ではなく、郵送のマナーで減点をされることは非常にもったいないですよね。

そこで今回は履歴書/ESの郵送時のマナーと、封筒や送付状の書き方について、お話させていただきます。

 

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履歴書の郵送時に必要なものとは

履歴書を送付する時には、必要なものがあります。

1点ずつ確認していきましょう。

  1. 履歴書(学校指定のものが望ましい)
  2. 送付状
  3. 封筒(学校指定のものが望ましい)
  4. 切手(120円or140円分)
  5. クリアファイル

まずは当然必要な履歴書ですね。

企業からの指定がない限り、学校指定のものを用意しておく方がいいでしょう。

市販のものよりも志望動機や、学生時代に注力したことの記入欄が大きいことが多いです。

そのため、履歴書上で自分の強みを存分に伝えることができます。

学校に行く機会があったなら、学校指定の履歴書は購入しておくべきでしょう。

今後も使う可能性大です。

 

 

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送付状も作成して一緒に送付する必要があります。

送付状とは、簡単な挨拶と、封筒の中に何が入っているか、一目でわかるよう明記する書類です。

封筒が届いて、ただ履歴書やESが入っているだけということは、礼儀にかける行為になります。

人事担当者は日々たくさんの書類を受け取りますので、封筒を開けてすぐ誰からのどのような書類かをわかるようにしましょう。

送付状を添付することで、「気配りができる学生」、「ビジネスマナーを理解している学生」という印象を持ってくれると思います。

 

封筒も学校指定のものが望ましいです。

学校指定の履歴書と封筒であればサイズが合うため、買うときに苦労はないかと思います。

学校も就活マナーにあった封筒を用意していることが多いので、マナー面でも問題ないことが多いです。

学校指定のものが買えなかった方は、市販の封筒を購入しましょう。

履歴書を折ることはマナー違反ですので、履歴書を折らないで送付できる「角2サイズ」を買いましょう。

また封筒の色は白、もしくは茶色にしましょう。

近年は茶色の封筒でもマナー違反とは言われなくなりましたが、心配であれば白にした方がいいです。

 

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切手は120円or140円のものを重さを合わせて購入しましょう。

角2サイズの封筒は、サイズ的に定形外郵便物に当たります。

50g以内なら、120円の切手が必要となり、100g以内なら140円になります。

料金が不足していると、自分の元に届いてしまうので、郵便局で重さを測ってもらう方が安心です。

切手は少額のものを大量に貼ったり、何かのプリントがあるような、記念切手を使うことは避けましょう。

場面に応じた使い分けができなければ、一般常識がなっていない学生と判断されてしまいます。

 

クリアファイルは完成した書類が、雨に濡れたり、郵送途中で折れ曲がってしまうことを防ぐために使います。

クリアファイルに送付状→履歴書の順番で入れた上で、封筒に入れます。

せっかく時間を書いて頑張って作った履歴書が、内容以外の点で低評価を受けることはもったいないですよね。

担当者まで綺麗な状態で送り届けることができるように、クリアファイルに入れることを忘れないようにしましょう。

使用するクリアファイルは、無地かつ無色透明でなんのプリントもないようにしましょう。

切手を選ぶ時のルールと理屈は同じです。マナーには配慮するべきですね。

 

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郵送時の封筒・送付状の正しい書き方!

封筒にも送付状にも、決まった書き方があります。

学生の皆さんは、なかなかそのような書類を目にする機会もなく、細かなルールや書き方はわからないと思います。

しかしそのような書類を見慣れた社会人には、書き方のルールが違えば、すぐに気づかれてしまいます。

送付状を添付して、丁寧な印象を与えようと思ったことが、逆効果になる場合すらあるのです。

そのような事態にならないように、正しい書き方を学んでおきましょう!

 

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封筒の正しい書き方

封筒は表面、裏面それぞれに記入事項があります。それぞれ順番に見ていきましょう。

表面の記入事項とは

表面には履歴書やESの送付先の企業の情報を書きます。

  • 表面右側に「送付先の住所
  • 表面中央上部に「送付先の郵便番号
  • 表面中央部に「送付先の企業名・担当部署名/担当者名
  • 表面左側に赤文字で「履歴書/ES在中」と書き四角で囲みます。

 

この時に、学生の間違いが一番多いのは送付先の企業名・担当部署名/担当者名」です。

最初に注意するべき点は、株式会社を(株)と省略せずに書くことです。

失礼に当たりますので、株式会社と省略しないようにしましょう。

また、同様に〇〇株式会社を株式会社〇〇と書くことも大変失です。

この点は注意してください。

次に注意するべき点は送付先が人か部署かによって、敬称が変化することです。

宛先が人の場合、この場合だと採用担当の名前までわかっている場合は、敬称は「」になります

宛先が人でなく部署の場合(人事部が多いと思います)敬称は「御中」になります。

この使い分けを苦手としている学生も多いようなので、注意して間違えないようにしましょう。

企業が用意していた封筒に「〜〜宛」と書かれていた場合、縦の二重線で「宛て」を決して、「様」か「御中」に書き換えましょう。

 

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裏面の書き方とは

裏面には送付者であるあなたの情報を記入していただきます。

表面と比べて記入量も少ないので、記入は簡単なのではないでしょうか。

  • 右下に「右からあなたの郵便番号・住所・名前」を記載する

裏面への記載事項はこれだけになります。また縦書き時は漢数字を使うようにしましょう。

 

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送付状の正しい書き方と例文

封筒が書けたら次は送付書です。

封筒は髪とペンでしたが、送付書はパソコンで作成することがほとんどです。

ここでは送付状の書き方に、どのようなマナーがあるか調べていきましょう。

  • 頭語と結語を記入する!

企業に対して、ビジネス上の要件で送付する文書ですので、拝啓や敬具という頭語と結語は記入しましょう。

送付状には一般的に拝啓が用いられることが多いので、「拝啓、敬具」はセットとして覚えておきましょう。

  • 時候のあいさつを冒頭と結びに入れる

時候のあいさつとはその季節に応じた、入りのあいさつのことを言います。

「時下、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」は季節を問わず1年間使える事項の挨拶なので、送付状の時候のあいさつはこれで統一してしまいましょう。

また結びのあいさつにて、履歴書を送った旨をきちんと伝えましょう。

  • 同封してある書類は最後に記入する

送付状の最後に、同封している書類を記載しましょう。

内容を確認した上で採用担当者も読み進めることができますので、負担が減りますよね。

では最後に例文を添付しておきます。

参考にしていただければ幸いです。

 

応募書類の送付につきまして

 

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。○○大学○○学部○○学科の○○○○と申します。先日は説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

つきましては貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類を同封致しました。ご多忙の折、誠に恐縮ですがご査収のほど宜しくお願い申し上げます。

敬具

 

 

 

履歴書                    1通

エントリーシート                    1通

 

 

 

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まとめ

履歴書やESの郵送時のマナーはおわかりいただけましたか?

封筒を使っての郵送や送付状の記入など、履歴書/ESの郵送方法やマナーに関してはわからないことも多いでしょう。

だからこそ、そのルールやマナーを完璧にしておくことで、他の学生と差をつけることができる場面でもあります。

この差は「知っているか知らないか」のみで生まれる差です。

今日この記事を見た皆さんは忘れずに実践してくださいね。

 

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