エントリーシート/ESを封筒で郵送する方法と注意すべきマナー

shiboudouki

「いまどき封筒でES提出するの?」という声が聞こえてきそうですが、インターンや就活の時に限らず、社会人になってからも意外と多い作業の一つが書類の郵送です。

エントリーシートを送るには、もちろん封筒に入れて送ると思いますが、郵送時にもビジネスマナーがあることを知っていましたか?

エントリーシートは内容だけではなく、封筒を用意する段階から選考対象になっています。

企業の人事担当者は、郵送時のマナーからも社会人マナーがどれだけ身に付いているかをチェックすることがあるので、きっちりとマナーのポイントを守っていきましょう。

以下にエントリーシートを封筒で郵送するときのやり方とマナーのポイントをまとめます。

 

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封筒にESと同封必須!注意すべき添え状の書き方ポイント6つ

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添え状とは郵送物と同封して、書類の概要や、書類の部数、時候の挨拶などを記載して添える書類のことを指します。他にも 挨拶状、送り状、カバーレターなどの名称で呼びれることもあります。

相手に対して、この郵送物には何が入っているのか?というのを簡単に伝えるためのものです。

社会人になってクライアントや関連会社に何か郵送物を送る時にも必ず添え状は用意するのがマナーです。ES提出する際も必ず用意しましょう。

 

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添え状に必ず書くべきこと1:書き出しの挨拶

書き出しは、通常の手紙のように書き出すのではなく、必ず頭語を用いてください。

その時、「前略」は使わずに、「拝啓」を用いるようにしましょう。

下手に「謹啓」など使うと、人事担当者からは意味が分かっていないで使っていると思われがちなので、「拝啓」とするのが妥当でしょう。

 

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添え状に必ず書くべきこと2:発送日の日付

一般企業では記載しない場合もありますが、公文書では最初の行で右寄せに表記と決まっているので、これに則るのが無難です。

郵送の場合は、発送日を記入して、手渡しであれば、渡す日を記入しましょう。

いつ郵送したという履歴を残しておくのは、何かあったときのためにも大事です。

 

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添え状に必ず書くべきこと3:相手先の正式企業名・部署名・担当者名

株式会社や財団法人などといった名称は、(株)や(財)のように省略しないで、正式名称をきちんと明記しましょう。

その際には、企業名の前に付くのか、後に付くのか、しっかり確認して記入してください。この点は結構忘れがちなポイントです。

 

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添え状に必ず書くべきこと4:自分の個人情報

自分の所属機関、つまり大学生であれば大学・学部・学科を記入し、さらに自分の住所・電話番号・メールアドレスを記入するのが良いでしょう。

電話番号は、現在は携帯番号が一般的になっていますので、問題ないです。

 

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添え状に必ず書くべきこと5:本文の書き方

本文に関しては、定型的なものに則って、きっちり、そして簡潔に以下の点を伝えましょう。

  • 送付した意図
  • 送付した物

また、パソコンで紙面を作成する時は、いろいろな書体を使うのではなく、シンプルに一つの書体で記載すると、人事担当者に悪い印象を与えることを避けられます。

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添え状に必ず書くべきこと6:挨拶文の例文

応募書類の送付につきまして

拝啓、ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。

先日は貴社の会社説明会に参加させて頂き、誠に有り難うございます。

貴社の新卒採用に応募させて頂きたく、応募書類一式を同封致します。ぜひご確認いただきたき、面接の機会を頂ければ幸いです。何卒宜しくお願い致します。

敬具

 

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封筒に書く宛先・差出人の書き方3つと、注意事項すべき点3つ

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封筒に必ず書くべきこと1:宛先

原則的に縦書きにします。前にも述べましたが、「株式会社」といった表記は略式にしないで正式名称で記入します。
敬称は、部署などの組織あての場合は「御中」、担当者など個人の場合は「様」を使います。

 

封筒に必ず書くべきこと2:差出人

通常の郵送の通り、郵便番号、住所、大学名、学部、学科、氏名を記入します。

 

 

封筒に必ず書くべきこと3:郵送日

投函日を記入します。

 

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封筒に関する注意事項1:切手の料金の確認

金額不足で戻ってこないように、きちんと送料を確かめてから切手を貼ってください。

 

封筒に関する注意事項2:「〆」を忘れずに

学生の皆さんには不慣れかも知れませんが、重要書類は特に「〆」を用いるものなので、記入し忘れのないようにしましょう。

 

封筒に関する注意事項3:封筒の大きさ

多くのエントリーシートはA4サイズなはずですから、それを折り曲げずに入れられるサイズが望ましいです。

 

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いよいよ郵送!エントリーシートを送付する際のチェックポイント5つ

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郵送時のチェックポイント1:締切日を確認し余裕を持って出す

「まだ間に合う」なんて思っていると、すぐに締切日はきてしまいます。

そうならないように、余裕をもって準備しましょう。

 

郵送時のチェックポイント2:誤字脱字はないか確認

必ず送る前にチェックしなくてはいけません。

特にパソコン入力だと、漢字変換ミスや誤入力もありますので、プリントでしっかりチェックしましょう。

 

郵送時のチェックポイント3:書類の不備がないか確認する

添え状に記入した送付物が、きちんと揃っているか、封を閉じる前にチェックすることが大事です。

 

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郵送時のチェックポイント4:記入漏れはないか確認する

書類が揃っていても、記入漏れがあったら話しになりません。最終段階で忘れずに確認します。

 

郵送時のチェックポイント5:クリアファイルを使おう

むき出しのままの書類は、がさつな印象を与え、マイナス評価につながりかねません。

雨のこと等も考えて、クリアファイルにサンドして封入しましょう。

 

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まとめ

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以上、エントリーシートを封筒で送るときのマナーを紹介してきましたが、いかがでしたか?

「単に書類を送るくらいで何の評価につながるんだ」なんていう考えは捨てて、すでに担当者に見られているというくらいの気持ちで準備するのが望ましいです。

 

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