長期実践型インターンシップに参加して、まず苦戦すると言われているのがビジネスメールの書き方。
普段友だちとスタンプや顔文字でコミュニケーションをとっている中、急に格式ばった文章でメールのやりとりをしなければならなくなると、何をどう書いたらいいのか分からず戸惑ってしまいますよね。
でも、ビジネスメールには一定のルールとマナーがあるので、それに則ってメールを書く訓練をすれば、すぐに慣れてしまうものなんです。
ここでは、ビジネスで円滑なコミュニケーションをとるためのメールマナーについて詳しくご紹介します。
長期インターンだけでなく、就職活動や社会人になってからも役立つ知識なので、今のうちにビジネスメールのマナーを身につけてしまいましょう！
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この記事の目次
インターンでも役立つビジネスメールのマナー8選
ビジネスメールの基本は「簡潔に分かりやすく書くこと」。
忙しいビジネスパーソンは、毎日数十件から数百件のメールを確認して処理しています。
そのため、内容が分かりづらかったり迷惑メールのように見えたりするメールは、相手に不快な思いをさせてしまうだけでなく、きちんと内容を読んでもらえなくなる可能性もあるのです。
ビジネスメールで情報を正しくスムーズに伝えるためには、次に紹介する8つのポイントを意識するようにしましょう。
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1.宛先はTo、Cc、Bccを使い分けて
Toは要件を伝えたいメインとなる相手、Ccはメールの内容を参考程度に確認してほしい関係者、Bccはお互いに面識のない相手へ一斉送信する場合に使い分けるのが一般的。
インターン生の内は、Ccに先輩や上司のアドレスを入れて内容や進捗を確認してもらうケースが多いです。
とくに取り扱いに注意が必要なのがBcc。クライアントに同じメールを一斉送信する場合によく使われるのですが、Bccに入れるべきところを間違えてToやCcにアドレスを入れてしまうと、面識のない相手同士のアドレスが分かってしまい、個人情報の漏洩につながってしまいます。企業によっては、Bccを送信する際に他の社員による二重チェックを必須としている場合もあるほどなので、厳重に注意しておきましょう。
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2.件名は分かりやすく簡潔に書く
毎日大量のメールを処理するビジネスパーソンは、メールの件名で内容や重要度を把握します。
例えば「会議について」という件名と「新規事業プロジェクト会議の議案について（4/25）」という件名であれば、どちらが内容を把握しやすいでしょうか？もちろん後者ですよね。
このように、具体的な名称や日付など、内容を特定しやすいキーワードを入れることで分かりやすく簡潔な件名を作成することができます。
とくに重要性の高いメールであれば、冒頭に【重要】や【要確認】と黒すみカッコでキーワードをくくると、メールボックス上で目に留まりやすく見落とされることを防ぐことが可能です。
ただし、分かりやすく具体的な件名を目指しすぎて、長ったらしい件名になってしまってはNG。件名は、ぱっと見で文章を把握できる20文字前後を目安にしましょう。
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3.宛名は必ず書く
メールの一行目には必ず宛名を書いてください。宛名の記載がなければ、自分宛のメールだと認識せず削除されてしまったり、迷惑メールだと勘違いされてしまったりする可能性があります。
宛名の基本構成は「会社名、部署名、名前」になりますが、Ccに入れている人でとくに確認しておいてほしい人がいれば、冒頭の宛名の下に「Cc.名前」と記入しておくとよいでしょう。
例）
株式会社××
〇〇部
△△様
Cc.□□様、◇◇様
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4.本文は型に沿って書く
ビジネスメールの本文は「宛名」「あいさつ＋自己紹介」「要件」「結び」という型で構成されています。
あいさつと自己紹介は必要最低限の内容で、社外の人であれば「お世話になっております。株式会社××の〇〇です」、社内の人であれば「お疲れさまです。〇〇です」、と記載するのが一般的です。
結びも簡潔な内容で問題なく、「以上、ご確認の程お願い申し上げます」「よろしくお願いいたします」といったように書きましょう。
要件は、結論から分かりやすく簡潔に書きます。一行は30文字程度におさえて、句読点で長々と続く文章は避けるようにしてください。
要件を書く際に参考になるのが「PREP法」というフレームワークです。以下の流れに沿って、文章を考えると分かりやすいビジネスメールを作成することができます。
- Point：結論
- Reason：理由
- Example：事例
- Point：まとめ
また、5W2H（いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで）を意識することで、内容の抜け漏れを防ぐことができます。
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5.添付資料はデータ容量に注意
ビジネスメールでは資料や見積書など、資料を添付する機会が度々あります。その際、データ容量が大きすぎないかには注意しておきましょう。
相手のメールサーバによっては、容量が大きすぎるメールを受信するとメールボックスがパンクしたり、そもそも受信できなかったりと、迷惑をかけてしまう可能性があります。
基本的に、2MBを超えるデータを添付する際は、オンラインストレージなどにアップロードしてダウンロードリンクを共有した方が無難でしょう。
また、添付データがウイルスに感染していないかにも注意してください。
添付資料がある場合は、相手の見落としを防ぐためにも、メール本文に「資料を添付にてお送りさせていただきます」と一言入れておくことをオススメします。
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6.本文末に署名をつける
ビジネスメールでは本文末に署名をつけるのがマナーです。どこの誰から送られてきたメールなのかをすぐに確認できますし、電話などで連絡を取りたい場合に、名刺を確認しなくてもすぐに連絡先が分かるようにして手間をかけさせないためです。
署名には「所属」「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を入れることが一般的。このテキストをメールのテンプレートに登録してすぐに表示させられるようにすると、メール作成を効率化させることができます。
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7.顔文字はNG
文章で親しみやすさや感情を伝えるために、顔文字や「♪」などの記号を使いたくなる気持ちは分かりますが、ビジネスメールでは使用NGです。
ある程度関係性が築けた相手とは、適度に「！」を入れることでコミュニケーションが円滑にいくこともありますが、長期実践型インターンに参加したばかりの内は記号も避けた方がいいでしょう。
ただし、最近はベンチャー企業など若い会社では、ビジネスメールでもフランクに接するケースも見られます。その中で頑なに記号の使用を避けていると浮いてしまう可能性もあるので、基本的には顔文字や記号の使用は避け、慣れてきたら相手のノリに合わせて適宜使用するのがベストかもしれません。
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8.メールのやりとりはできるだけ減らすように工夫する
ビジネスメールの作成には時間がかかるので、一流のビジネスパーソンであってもできるだけメールはしたくないものです。
そのため、ビジネスメールを作成する際はやりとりを少しでも減らすための工夫をしてみましょう。
例1）
A:次回の会議の日程を調整させていただいてもよろしいでしょうか。
B:問題ありません。
A:では、ご都合のいい日程はいつになりますでしょうか。
B:4/10の15時からでいかがでしょうか。
A:申し訳ございません。その日は別件の予定がございまして。
B:そうですか。では…
例2）
A:次回の会議の日程を調整させていただいてもよろしいでしょうか。
以下の日程から、ご都合のいい日時をご指定いただけますと幸いです。
4/11 10:00～17:00
4/12 13:00～15:00
4/13 終日
B:ご連絡ありがとうございます。では、4/12の14時からでお願いします。
このようにメールの内容を工夫するだけで、何往復もやりとりしていたメールが一往復で済んでしまうのです。
これは慣れも必要になってきますが、ビジネスメールを作成する際には常に意識することで、一段高いレベルのメールを作ることができます。
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まとめ
長期インターンシップに参加すれば、毎日のように作成することになるビジネスメール。
一見難しそうに感じますが、慣れてしまえば簡単なものです。
ビジネスメールを習得すれば、就職活動や社会人になってからもスムーズにやりとりをすることができます。
今回ご紹介したビジネスメールの基本をおさえて、インターン初日から違いを見せつけてしまいましょう！
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