インターンシップはもとより、就職先の職種としても最も数が多いのが営業職。営業がいないと会社は成立しませんから、極論、世の中にある仕事のほとんどは営業職であると言っても過言ではないでしょう。
そして、営業が最も頻繁に行う行為の一つが「名刺交換」です。たかが名刺交換とあなどるなかれ。そこにはさまざまな作法が存在し、そのやり方一つで自分の実力を測られてしまうこともあるのです。
今回は将来営業として活躍していくために必須のスキルである、名刺交換の方法について解説していきましょう。
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この記事の目次
そもそも名刺交換の目的とは？
まずは名刺交換の目的から見て行きましょう。当然ですが、ただ自己紹介をするためだけの挨拶道具として行われているわけではありません。そこには深い意味があり、大切にしなければならないマナーがあるのです。
名刺は社会人としての証明書
名刺とは言わば、免許証やパスポートと同じ、自分自身が何者かを表す証明書のような存在です。どんな会社で、どんな役職につき、どんな仕事をしているのか。それを端的に表した、社会人としての証明書。それが名刺なのです。
さらに言えば、その名刺を渡すからには、その会社そのものも背負った上で渡しているのだという責任も感じなければなりません。社会人になれば、あなたは「○○会社の○○さん」という見られ方をします。あなたが良いことをすれば会社の評価も上がりますし、逆に悪いことをすれば会社の評価も下がる。
名刺交換とは、そういった責任を背負ったもの同士が、互いの信用を掛けて行う行為だと言っても大げさではありません。ですから、自分が渡す名刺はもちろんですから、相手から貰った名刺にも、最大限の経緯を払うようにしましょう。
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失敗しない名刺交換の方法とは？
それではここからは、実際の名刺交換のシーンを想定し、必ず守っておきたいマナーに関して解説していきます。名刺交換は営業だけでなく、どんな職種の人でも行う可能性が高いものですし、さらにできて当然という認識も強いものですから、ちょっとしたミスが大きな信頼ダウンにつながることも。細かな部分にまで気を抜くことなく、スマートにこなしていけるようになりましょう。
１．名刺入れと一緒に渡す
大前提の話として、名刺入れは必ず持っておくようにしましょう。名刺と名刺入れはワンセット。名刺さえあれば良いというものではありません。ポケットや財布、定期入れなどから名刺を出す姿は非常に格好悪いものですし、マナー違反も甚だしい。ブランド品や高級品を買う必要はありませんので、革製の名刺入れはインターンに参加する前に、必ず購入しておきます。
その上で、実際の渡す場面。まずは自分の名刺を名刺入れの上に置き、相手に差し出すようにしてください。その上で、相手から差し出された名刺は自分の名刺入れを下に敷いた形で受け取るようにしましょう。名刺を渡す際に、そのまま名刺だけを渡すのは基本的にはマナー違反です。営業として訪問する場合、基本的には相手がお客様になるわけですから、可能な限り丁寧な対応を心がけなければなりません。
２．名刺を受け取るのは、目上の人が先
名刺交換という名前が示す通り、こちらが名刺を渡した場合、相手からも名刺を渡される場合がほとんどです。しかし、お互いが同時に名刺を渡そうとしてしまっては、どちらも名刺を受け取ることができません。ですから渡す順番・受け取る順番というのが決まっているのです。
基本的には、目上の人から先に受け取ります。もしもあなたがお客様先に訪問して名刺交換をしたのならば、お客様の方が目上の存在になりますから、先に名刺を渡し、受け取ってもらうようにしましょう。その上で、相手からの名刺を自分も受け取るようにします。
これは渡す人の順番に関しても同じです。相手がもしも上司と部下の２名で来た場合は、上司の方から名刺交換をするようにしましょう。逆こちらが上司を連れて訪問する場合は、自分の上司から先に名刺交換をしてもらうようにします。
そういう意味ではインターン生は一番目下の存在になることが多いでしょうから、自分は最後、と覚えておくと良いかもしれませんね。
３．相手の目を見て、名乗ってから渡す
名刺を渡すその瞬間にもマナーは隠れています。名刺交換の現場で意外と多いのが、名乗りながら同時に名刺を渡そうとしてしまう人。完全にNGというわけではないのですが、一番最初の挨拶、第一印象を決定付ける場として考えるとまだまだ改善の余地はあると言えるでしょう。
名刺交換をする時は、まずは相手の目を見て自分自身が何者なのか、社名と名前をしっかり名乗ってから、その後で名刺を渡すようにするのが理想的です。間違っても、ボソボソと自信なさげに名刺を渡すようなことはしてはいけません。
また同時に、相手の名刺を受け取るタイミングでは「頂戴いたします」としっかり言えると良いですね。
４．受け取った名刺は、名刺入れの上に置く
名刺を受け取ったからと言って、すぐに名刺入れにしまってはいけません。その商談中は、デスクに名刺入れを置き、その上に乗せる形で名刺を置きましょう。もしも相手が２名以上で来た場合には、一番目上の人を名刺入れの上に置き、それ以外の人に関しては着席順で並べるようにします。
これはマナー的な側面としてはもちろんですが、今話している人は誰なのか、瞬時に判別することができるため非常に便利。商談中に名前を間違ってしまう、なんてことになっては最悪ですから、そうした失敗を防ぐためのストッパーにもなってくれるのです。
そして、商談も終わり、帰るタイミングでもう一度「頂戴いたします」と声を掛けつつ、名刺入れに名刺をしまい、退出するようにすれば完璧です。
番外編．入手した名刺はしっかり整理して活用しよう
できる営業は、名刺の管理が非常にうまいと言われています。名刺交換をしてから先も、そのお客様との関係は続いていきます。将来お仕事を貰える可能性はあるのか、より密な人間関係を築いていくためにはどうすれば良いのか、そういった情報を管理するツールとしても名刺は活用していけるものです。
しっかりと優先順位を付けて管理し、決して名刺入れやフォルダの中をごちゃごちゃにせず、必要な名刺をすぐに探し出せる環境を整えておきましょう。その上で、名刺の裏にその人のちょっとした情報をメモしておくと良いですね。どんな趣味やどんな興味があるのか、そういった自分しか知らない相手のことが増えれば増えるほど、相手は自分を信頼してくれるものです。
名刺を集めるだけでなく、その裏面すらも活用する。できる営業になるための第一歩とも言えるでしょう。
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まとめ
名刺交換はあなたの第一印象を決定付ける重要なシーンです。第一印象でつまづいてしまうと、そこから回復させるのは非常に難しくなってしまうでしょう。たかが名刺交換とあなどることなく、全力で取り組んでいきたいものですね。
まずは名刺入れをしっかり用意し、相手に先に受け取ってもらうことを心がけましょう。その後は机の上において、決して雑な扱いをしないように。名刺をただの紙だと思わず、相手そのものだと思えば、大切に扱わなければならない意味もよりわかりやすくなるのではないでしょうか。
営業として使う機会が多いこのスキルですが、社会人として生活していく中ではどんな職種の人でも触れる機会は多いものです。インターン生としてはもちろんですが、就職する前の準備として、早めに身につけておいて損はありません。ぜひ、参考にしてみてくださいね。
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