社会人になれば、社内の勉強会や営業先での提案など、プレゼンテーションをしなければならない機会も出てきます。それなりに大きなプレッシャーがかかる場面でもありますが、それをうまくこなすことができれば、あなたに対する評価をグンと引き上げることができるでしょう。プレゼンの場を与えるということは、自身のキャリアを積み上げていく上でこれ以上ないチャンスと言えます。
しかし、プレゼンは簡単なものではありません。資料の作り方がわからなかったり、上手な話し方がわからなかったり、経験がないうちは色々と苦労をするものです。自分の評価を上げるチャンスであるということは、逆に言えば自分の評価を下げるきっかけになる可能性もあるということ。適当に行うわけにはいきません。
そこで今回は、プレゼンスキルを磨くために、押さえておきたい上手な資料の作り方と、相手を惹きつける話し方のコツを紹介します。しっかりと覚えて、いざという時に困らないようにしてくださいね。
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上手なプレゼン資料の作り方とは？
プレゼン資料で一番大切なのは、ちゃんと正しく、伝えたいと思っていることを伝えることです。どんな勉強会や提案であっても、本当に伝えなければならないことは一つに絞れるはず。その結論に向かって、いかにまっすぐ進むことができるか、それがプレゼン資料の作り方の根底にあるテクニックと言えるのです。
具体的には以下の３つです。
１．文字数はできるだけ少なく抑える
先ほども言った通り、良いプレゼン資料というのはゴールに向かって最短で進んでくれる資料です。ゴールがあいまいになってしまうと、必要な情報もそれだけ多岐にわたり、話の方向もブレブレになってしまいますから、どうしても文字数が多くなりがち。
しかし想像してみて下さい。突然分厚い小説を渡されて、読んで内容を理解しろと言われても、正直戸惑ってしまいますよね。それと同じで、プレゼン資料の文字量が多ければ多いほど、見る側は興味を失い、なんなら読みたくないという気持ちすら湧いてきてしまいます。
パラパラっと眺めるだけで、なんとなく伝えたいことがわかる。それがプレゼン資料の理想形だということを覚えておきましょう。一ページ当たりに入れる文字は、少なければ少ないほど良いものです。（もちろんそれでページ数が膨大になってしまっては本末転倒ですが。）
まずは一ページ100文字以内、なんて目標を定めてみても良いかもしれませんね。
２．カラフルな色やアニメーションは使わない
プレゼン資料作りでよく使われるパワーポイントには、色々と魅力的な機能がついていて、その中でも特に初心者の心を動かすのが、カラフルな色遣いやユーモラスなアニメーション。せっかくある機能だし、使ってみたい気持ちはもちろんですし、そうした演出を入れた方が、より資料としての見栄えが綺麗になりそうに感じるのも仕方ありません。
しかし、繰り返しになりますが、プレゼン資料で一番大切なのは、ゴールへの最短距離を進むことです。その際、カラフルに彩られた資料は、それだけ視線が泳ぎやすくなってしまい、本来見て欲しい部分を見てもらえる機会を失いますし、目立つアニメーションが入ればそれまでの話の流れが途切れてしまいます。
またプロジェクターで投影している分には良いかもしれませんが、印刷してしまえばすべて白黒でアニメーションもなし、なんてことになってしまいます。そうなるとせっかく時間を掛けて作っても、正直無駄な努力をしたとしか思えないでしょう。
プレゼン資料は作ることが目的ではありません。作り、伝え、納得してもらって初めて意味があるものです。そこを履き違えてしまわないようにすることが大切ですね。
３．起承転結のある構成を
とはいえ、プレゼン資料は一種の読み物ですから、ちゃんと起承転結も意識しておかなければなりません。「うちの商品は最高です！」とだけ伝えられて、よしわかった！と発注してくれるクライアントはいないでしょう。なぜ最高なのか？何が他と違うのか？そうした裏付けとなるような理由もしっかり混ぜていくことで、説得力のあるプレゼン資料が出来上がっていくのです。
まずは起の部分で、結論と問題提起を入れるようにすると良いでしょう。そうすることでつかみはバッチリ。相手も前のめりになって話を聞いてくれるはずです。そして承では結論に至る理由を丁寧に説明します。転ではその実例や具体例なんかを出すと良いですね。そして最後、結で再び結論を入れてあげれば、誰が見てもわかりやすい、かつ説得力のある資料が出来上がるはずです。
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プレゼンでの上手な話し方とは？
さて、資料ができて終わりではないのがプレゼンテーションの大変なところ。今度は実際に壇上に立って、資料をもとに話さなければなりません。ある意味ことがプレゼン本番と言っても過言ではないでしょう。ここで失敗してしまっては、せっかく作った資料もその効果を100％発揮することはできません。しっかり気を引き締めて取り組みたいものです。
プレゼンで話すときに気を付けたいのは以下の通りです。
１．資料ではなく、相手を見ながら話す。
プレゼンテーションは朗読会ではありません。一生懸命作った資料を、一生懸命読むだけではダメなのです。でも意外とみんな、やってしまいがちですよね。
見ている側としてはこれ以上つまらないプレゼンはありません。何なら資料だけ配ってくれれば、それで良かったじゃないかと思われてしまうこともあるでしょう。
壇上で話すときは、資料ではなく聞き手の目をしっかり見て、あなたにこの情報を届けたい！ということをしっかりアピールしていくことが大切です。そして、時には資料に書いていないような情報や、相手への問いかけなんかも交えながら話していくと、きっと相手はあなたの話から意識をそらすことができなくなるはずです。
２．声のトーンを変える
まるでお坊さんの念仏のように、ひたすら同じトーンで話をするのも良くありません。声のトーンが変わらなければどうしても飽きてきてしまい、場合によっては寝られてしまうこともあるかもしれません。
大事なところは声のトーンや音量を上げて、説得力を出したいポイントでは少し声のトーンを下げて、といったような変化を付けていくようにしてください。そうすれば相手も飽きることなく話を聞いてくれるはずです。
３．重要なフレーズは繰り返し伝える
本当に伝えたいこと、話の結論となる部分は、一度だけではなく2度3度と、繰り返し伝えるようにしてください。そうすることで相手もここが大事なポイントなんだなということがわかりますし、何度も言われることで自然と脳裏にその言葉が染みつくはず。
そうなればあなたの目的はほとんど達成されたと言っても過言ではないでしょう。プレゼンでは、少しくどいぐらいがちょうど良いものなんです。
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まとめ
プレゼンで大切なことは、資料を作る時も、壇上で話すときも、とにかくゴールまでの最短距離を進むということです。回り道をしてしまっていては、それだけ効果が薄くなり、相手の興味関心も時間に応じてどんどん現象していってしまいます。
資料作りなどは特に、色々とできることや盛り込める情報も多くなるでしょうから、変なこだわりを持ってしまいがち。しかし本当に大切なのは相手にわかりやすく伝えることです。相手に伝える、ということを正しい目標として、決して自己満足で終わらないようにしましょう。
そうすればきっと、あなたのプレゼンは大成功をおさめることができるようになるでしょう。
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