インターンの日報の書き方と例文

キーボードを打つ手

インターンシップにおいても、その後の社会人生活においても、その日一日に行った業務をまとめた報告書「日報」の提出を求められる会社は多いものです。

 

しかし、普段の生活で書くような日記とは、その目的や書き方が異なるため、必要以上に時間が掛かってしまったり、そもそも必要な要素が書けてなかったりと、その作成に苦戦しているインターン生も多いのではないでしょうか。

 

ここでは、誰しもが一度は経験するであろう日報の提出に関して、その正しい書き方を例文付きで解説していきます。

 

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一日の出来事をまとめる業務日報。出す目的とは?

そもそも、日報というのはどういった目的で提出を求められているのでしょうか?まずはその目的を押さえておくことで、何を書くべきか、どのように書くべきかの基準が見えてくるはずです。

 

逆に思いつきで自由に書かれてしまった業務日報は、読みにくさはもちろん、その活用に関しても難しくなってしまい、書く時間と読む時間、双方で時間を無駄にしてしまうことにもなりえてしまうでしょう。

 

まずは、日報を書く目的をしっかり理解しておきましょう。

 

 

日報は、上司や指導担当者に、自分の仕事ぶりをアピールするツール

 

日報の主な目的の一つは、自身の一日の仕事を振り返り、それを資料にまとめることで見える化。上司に自分の仕事ぶりをアピールするツールとして活用していくものです。これを元に、上司や指導担当はあなたの現状を把握し、進捗具合に応じて次の指示や、アドバイスを考えていきます。

 

指導担当や上司は、あなたの教育を担当しながらも、自分自身の仕事をこなしていかなければならず、部下の一挙手一投足を見守るわけにはいきません。そんな上長の目が届かないところで、自分はどれだけ頑張って、どれだけの仕事を遂行したのか。それを証明するためのものが日報なんですね。

 

インターンシップにおいてもそれは同じ。インターン生一人ひとりの様子をつぶさにチェックをすることは難しいでしょうから、この日報を元にして、各人の仕事の進捗管理を行っていくのが、会社側の主な指導の進め方になるでしょう。

 

自分が学んだことや身につけたスキルを振り返るきっかけにもなる

 

また、上司へのアピールという目的以外にも、日報を書くメリットはあります。それは、自分自身の業務を振り返ることができるということ。

 

その日どんな仕事を行い、どんな経験をし、どんな学びがあったのか。それらを、日報を書くという作業の中でしっかりと振り返ることで、何ができるようになったのか、逆に今後どんなところを伸ばしていかなければならないのか。そういった自分の成長を振り返ることができるのです。

 

日々仕事をこなしていると、どうしても目の前のことに集中してしまい、全体を俯瞰して見ることが難しくなりがち。今の自分の立ち位置はどこにあるのか。それらを日々振り返り、次の目標設定をどのように定めていくのかを考える材料として、日報を活用することが重要なのです。

 

特にインターンにおいては、ほぼすべての業務が初めての体験となるでしょう。一体何のためにこの業務をこなすのか。そしてその業務から、自分はどんなことを学べているのか。しっかりと振り返ることで、よりそのインターンシップを通した得た自身のスキルを認識しやすくなるため、インターン生には特に重要な行為とも言えるでしょう。

 

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感想文ではない!社会人としての日報の書き方

さて、日報を書くという行為が、単なる日記などとは違い、明確な目的を持った上で行わなければならない重要な業務であることをお伝えしました。特に限られた時間の中で多くを学んでいかなければならないインターン期間中は、特に重要な業務であるとも言えるでしょう。

 

それでは次に、一つの仕事として見たときに、日報はどのように書いていくのが望ましいのか。その書き方について見ていきましょう。

 

あまり時間をかけ過ぎず、自分で後から見返した時も、上司や指導担当が見た時にもわかりやすい。そんな日報を書けるように、意識して取り組んでみてくださいね。

 

見出しをつけて、短くまとめる。感想ではなく結果を記入。

 

日報を書く上でまず大切にしなければならないのが、その「見やすさ」です。ザッと目を通しただけで、報告の大まかな内容が掴める状態にするのが理想的ですね。その為にはまず、箇条書きで、見出しを作りながら書く。ということを心がけましょう。「業務内容」「所感」「気づき」…といった形で、大枠を設定し、その中により詳細な内容を記載していくやり方がオススメです。

 

そして、作業内容などは、「こんなことをした」「あんなことをした」と文章で書くのではなく、時間と作業内容、そしてその結果を端的に書き、感想やその時の気分や感想といった関係のないことを極力削っていくようにしましょう。

 

経験が浅いうちは、どうしても文章量を多くして自身の仕事ぶりをアピールしたくなるものですが、読むのに時間が掛かったり、そもそも読みにくい内容になってしまっていたりだと、そのアピールが効果的に伝わらないだけではなく、逆に評価を下げることにも繋がりかねません。

 

ビジネスの世界では、必要最低限、相手が知りたいと思う情報だけを伝えるのがマナー。一つ一つの文を、それぞれ50文字程度にまとめる。という風に意識しながら作っていくと良いですね。

 

見やすい日報の例文

 

それではここで、ある一日の日報の例文を見てみましょう。先ほどお伝えした、見出しのある構成、そしてそれぞれの項目での端的な文章、感想や思いは省いた結果での報告が、どういう風に使われているのか、注目してみてください。

 

1.業務内容

 

09:00~10:00 朝礼・ミーティング 本日の予定の確認

10:00~12:00 勉強会 商品知識・ビジネスマナーに関して

13:00~14:00 営業同行 株式会社○○あて 営業部○○さんと

14:00~16:00 テレアポ 架電件数○件 獲得件数○件

16:00~17:00 営業ロールプレイング 営業部○○さんと ○○の提案を想定

17:00~18:00 終礼・ミーティング 本日の業務報告

 

2.所感

 

テレアポの獲得率は現在10%程度であるが、架電時間をこれ以上増やすことは難しいため、獲得率を上げるための施策が必要と感じた。事前のリスト作成のタイミングから、ある程度架電先企業の課題などを想像し、より担当者と具体的な話題を話せるようにすることで、数字を引き上げていく。

 

3.気づき

 

営業の現場においては、話を「聞く」ことの方が大切である。本日の営業同行をさせて頂いた○○さんも、相手に話させる時間を多く持たせるようにしていた。そうすることでより具体的な課題が見つかり、そこが提案時の重要な材料になるということがわかった。

 

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まとめ 理解のしやすさを重視して、簡潔に事実だけが書かれた日報をつくろう

たとえインターンシップ、職業体験の場とは言っても、企業の中に入って一緒に仕事をしていく以上、求められるのは社会人としてのビジネススキルやマナーです。お互いがお互いの時間を奪い合ってしまうようなことが無いように、しっかりとまとめられた、簡潔で見やすい日報づくりを心がけていきたいですね。

 

一方で、日報は自分自身の頑張りをアピールすることができる貴重なタイミングでもありますから、短い文章の中にも、自分の努力した部分は漏れなく盛り込んでいくようにもしましょう。

 

今回のコラムを参考に、自分ではあまり時間や労力をかけず、しかし読む人にとっては見やすく効果的な日報が書けるようになれると幸いです。

 


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