インターンを丁寧にキャンセルする方法(例文つき)

苦労の末にインターンの選考を突破し、いざ実習参加をしようと思ったタイミングで、「第一志望の会社からインターンシップの合格連絡がきた!」「大学のゼミの関係で参加が難しくなった!」など、参加予定だったインターンをキャンセルしなければならないこともあるでしょう。

 

この場合、どうすれば良いのでしょうか?結論から言えば企業へと「キャンセルの連絡」をしなければなりません。

 

キャンセルするのがイヤだから、一社ずつしか選考は受けない。という手段もありますが、インターン選考の倍率は5倍から高いところで100倍以上。一社ずつ選考にのぞんでいては、応募期間が過ぎてしまい、そもそも参加すること自体が危ぶまれるケースも。

 

インターンは参加することで初めてメリットがあるものですから、いかに参加率を上げながら活動できるかがポイントです。

 

ここでは、やむを得ずインターンをキャンセルしなければならなくなった場合の、正しい方法に関して解説していきます。

 

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そもそもインターンはキャンセルしても良い?

そもそも、合格していたインターンをキャンセルすること自体はマナー違反となる行為なのでしょうか。のちの就職活動を考えた際は、場合によってはそのキャンセル先の企業の選考を受ける、なんてこともあり得る話ですから、失礼な対応やマナー違反な行動はしたくないですよね。

 

まずはインターンをキャンセルすることの是非について見ていきましょう。

 

企業は辞退がある前提で進めているのでキャンセルしても大丈夫!

 

基本的に、インターンシップの選考を行う際、企業側は選考途中での辞退や内定後のキャンセルが数件は起こるだろう。という前提で活動をしています。合格を出す人数もそれに合わせて多めに設定している企業がほとんどでしょう。ですので、キャンセル行動そのものがマナー違反になることはありません。

 

インターンシップのときはもちろん、就職活動本番でも同じことがいえるのですが、基本的に選考する企業側と、選考を受ける学生側の立場は平等です。インターン選考の中で、企業側が学生を選ぶことができるのと同じように、学生側にも企業側を選ぶ権利があるのです。

 

ですから、合格したからと言って、必ずその会社のインターンに参加しなければならないわけではない。ということを覚えておきましょう。

 

キャンセルをする際は必ず個別で連絡を入れる!

 

ただ、学生側が選考を受ける時に時間や労力を割いたのと同じように、企業側でも選考や受け入れ態勢の準備で時間や労力を割いています。ですので、もしキャンセルをしなければならなくなった場合は、必ず個別で連絡をするようにしましょう。

 

黙ってそのままフェードアウトは絶対にNG。キャンセルすること自体はマナー違反にはなりませんが、連絡をしないことは完全なマナー違反。社会人としてのマナーやスキルを学ぶためにインターンシップに参加しようとしているのに、参加する前からマナー違反をしてしまっていては目も当てられませんね。

 

ある意味で、辞退の連絡をちゃんともらえるということは企業側にもありがたいことなのです。なぜなら、キャンセル連絡を受けることで、企業側は改めて採用活動を再開したり、実習のプログラムを修正したりと、新しい動きがとれるようになるから。

 

どっちになるのだろう?そんな状態で身動きが取れず、いざ実習当日になって人が足りない!なんてことになるのが、企業側にとって一番つらいもの。相手を思いやればこそ、早く連絡をしてあげないといけないのです。

 

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キャンセルする時の正しい連絡方法は?

では、実際にキャンセルの連絡をするに際し、どのような方法で行うのが最も望ましいと言えるのでしょうか。ここからは、止むを得ずキャンセルの連絡をしなければならなくなった場合の企業への連絡方法について見ていきましょう。

 

まずは電話での辞退連絡を優先して行おう。

 

キャンセルの連絡は、基本的には「電話一択」です。最近ではLINEやTwitterといったSNSなどを使って企業との接点を持てるため、手軽に連絡する手段はたくさん用意されています。しかし、前述した通り、インターン生の選考に際し、多くの時間をかけた企業へキャンセル連絡をするために用いるとなると少々フランクすぎる。

 

また会社によっては、専用のシステムを使い、キャンセルなどの手続きがすべてWeb上で完結できる機能を導入しているところもありますが、やはりその手続きだけでは、相手への思いやりという面で足りない部分があると言わざるを得ません。

 

キャンセルの連絡を行う際は、まずは「電話での連絡」を第一優先で行いましょう。採用担当者に直接つながる番号を知っていれば、そこにかければ良いですし、もし分からない場合は、総合受付などに電話をし、採用担当者へ取り次いでもらうようにします。総合受付の番号などは基本的には会社のHP等に載っていますので、そこから調べることが可能です。

 

電話をする際は、自分の「大学名」「名前」「インターンの件」という3つの項目をしっかり相手に伝え、取り次いでもらうようにするとスムーズです。

 

メールでの辞退連絡は最終手段として使う。

 

とはいえ、面接官も忙しい場合が多く、電話をしたタイミングで必ずつながるとは限りません。タイミングが悪ければ、何日間も電話連絡ができない、という場合もあるでしょう。電話にこだわり過ぎて、そもそも連絡が遅くなってしまう方が良くないので、そんな時はメールを使いましょう。

 

メールは以下で紹介する例文に則って書けば失礼になりません。ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

ただ、メール連絡はあくまでも最終手段。まずは電話で直接話す、ということを念頭に置いて行動するようにしましょう。

 

メール例文

株式会社○○
○○部
○○様

 

お世話になっております。

○○大学○○部の○○と申します。

 

先日は、貴社のインターンシップのご案内を頂き誠にありがとうございました。

 

こちらのインターンシップに関してなのですが、

大変恐縮ではございますが、○○(辞退理由)のため、ご案内頂いたインターンシップへの参加を辞退させて頂ければと思います。

 

お忙しい中お時間を頂戴し、またこのような機会を頂いたにも関わらず大変申し訳ございません。

ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、ご容赦のほど、何卒よろしくお願いいたします。

 

○○大学○○部 ○○

大切なのは、キャンセルをする、ということをしっかりと伝えることです。「辞退できませんか?」みたいな聞き方にしてしまうと、相手側も参加したいのかキャンセルしたいのか、はっきりとした思いが伝わりません。

 

断りの言葉を伝えるのは非常に心苦しいことではあると思いますが、仕方のないことですので、しっかりと、毅然とした態度で伝えることが重要です。

 

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まとめ キャンセルは悪いことではありません。正しい、真摯な対応を心がけましょう!

さて、止むを得ずインターンシップをキャンセルしなければならなくなった場合の対処法について見てきました。あなたがより積極的に活動すればするほど、こういったお断りをしなければならなくなる場面も増えるでしょう。

 

キャンセルそのものは企業側も前提として理解していますから、やってはいけないことではありません。しかし、社会人としての最低限のマナーとして、時間を割いてくれた相手への感謝の意はしっかり伝えなければなりませんから、どんなことがあっても連絡だけは漏らさず行っていきましょう。

 


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