就活の封筒の書き方・選び方は?郵送・宛名のマナー


就職活動をしていると履歴書やお礼状などを郵送する機会があると思います。

今の学生は家族や友人との連絡手段はメールやSNSが中心となり、あまり書類の郵送には馴染みがない学生も多いでしょう。

しかし、企業に企業から郵送での求められた際に、「慣れていないから」とミスをしていいわけではありませんね。

今回は、就活生の悩みの種である、封筒の書き方・選び方から郵送のマナーについて考えていきます。

 

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就活の封筒の書き方・選び方について

最初に封筒の書き方と選び方について触れていきます。

就職活動という公式の舞台でやりとりをする書類なので、当然封筒の書き方や選び方にもビジネスマナーが存在します。

ここでは、それぞれについて見ていきましょう。

 

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封筒の選び方について

まずは封筒の選び方から調べていきます。

先述の通り、郵送を行う際にもビジネスマナーが存在します。

封筒ならどれでもいいというわけではありませんので注意しましょう。

ビジネスマナーを守る形の封筒を選ぶ必要があります。

  • 白・無地の封筒or学校指定の封筒
  • 角2サイズのもの

上記のものを選ぶようにしましょう。

色は白のものをことがベストです。

近年では、茶色の封筒も認められる風潮がありますが、採用担当者が茶色の封筒はマナー違反と感じるかもしれません。

そのリスクを避けることためにも、できるだけ茶色のものは避けるようにしましょう。

 

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封筒の書き方について

封筒にも書き方は存在します。

皆さんは特に封筒を書く機会も少なくなっていると思いますので、書き方がわからないという方もいると思います。

この機会に、封筒の書き方について、理解をしていただければ幸いです。

では見ていきましょう。

封筒の表面に書くこと

封筒では表面と裏面で書くことが違いますので、それぞれ別々に紹介します。

まずは表面についてです。

表面には送付先の企業の情報(宛名)を書きます。

それぞれ、詳しく紹介していきます。

  • 表面右面には送付先の会社の住所を書く
  • 表面中央には送付先の部署名or担当者名と書く
  • 表面左側には赤文字で〇〇在中と書く

このフォーマットで記載していただければ、問題はないと思います。

〇〇には「履歴書」や「お礼状」などが入ります。

その封筒の中身を書けばいいということですね。

採用担当者には、毎日多くの書類が届きますので、封筒の中に何が入っているかわかるようにすることが重要です。

中身を見てもらえなければ、送付した意味もなくなってしまいますよね。

そのため確実に中身を見てもらえるようにする必要があります。

 

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また、表面中央の送付先には部署名or担当者名を書くことになります。

この時には敬語の使い方に注意してください。

ご存知の方もいるとは思いますが、念のため確認です。

部署名の場合→人事部「御中」

担当者名の場合→人事部採用担当者「様」

このように「御中」と「様」と使いわけます。

宛名の中でも一番目立つ部分なので、ここを間違えてしまっては、すぐに目が入ってしまいます。

そのため、すぐにマナーがわかっていない学生と気付かれてしまいます。

こちらの「御中」と「様」の使い分けは間違いがないようにしましょう。

 

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封筒の裏面に書くこと

封筒の裏面にはあなたの情報を記載します。

裏面の左側に、あなたの住所、学校名、氏名を記載します。

裏面に関しては、さほど注意することはありません。

しかし、表面に神経を注ぎすぎて、裏面の記入漏れをしてしまう学生も毎年いるようです。

裏面の記載がなければ、誰から送付された封筒かわからず、開封される可能性が減ってしまいます。

繰り返しになりますが、そもそも開封をしてもらわなければ、郵送した目的は果たせませんよね。

裏面の記述も忘れることがないように、確実に記載するようにしましょう。

 

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封筒を郵送する時のマナー

封筒の選び方及び書き方については、ご理解いただけたと思います。

ここからは、完成した封筒を郵送する時のマナーや必要なものについて解説していきます。

封筒の中身について簡単に紹介します。

  • 履歴書(エントリーシート)/お礼状
  • 送付状
  • クリアファイル

上記の3つになります。

履歴書/お礼状に関しては、解説するまでもないと思います。

あなたが企業に送付したい書類ですね。

送付状とは、簡単な挨拶と封筒の中身について、説明する書類です。

送付状が入っていれば、誰からのどんな書類が送られてきたかすぐにわかりますね。

時間のない人事担当者に対する気遣いとして、有効な手段を示してくれると思います。

クリアファイルは、なぜ必要なのか疑問に感じている学生もいるかもしれません。

クリアファイルが必要な理由は、移動中の雨や衝撃から送付書類を守るためです。

履歴書などが雨に濡れてしまっては、管理が甘い学生と思われてしまいます。

人事の心象を考えると、綺麗な履歴書と汚い履歴書では綺麗なものの方が当然いいですよね。

一生懸命作成した履歴書の評価が外的要因によって下がってしまうことを避けるためにも、クリアファイルに入れることは忘れないようにしましょう。

 

 

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

書類を郵送する機会もすっかり減った今だからこそ、郵送のマナーを確認する必要がありますね。

送付状を添付することなどは知っているだけでそうでない学生との差別化を測ることができると思います。

皆さんはこの記事を読んで、マナーについては理解していただけたはずです。

郵送での失敗がないように、よく読み込んでいただければ幸いです。

 

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