長期実践型インターンシップやワークショップ型の短期インターンシップに参加した場合、社員の前でプレゼンテーションを行う場合があります。
普段の大学生活では中々行うことのないプレゼンに、戸惑う方も多いでしょう。
しかも、大勢の前で何かを発表するなんて緊張して上手くできるか不安になるのではないでしょうか。
しかし、プレゼンは資料作成のコツをおさえておけば、しっかりとした内容に仕上げることができます。
ここでは、インターンを成功させるプレゼン資料作成のコツをご紹介します。
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プレゼン資料の作り方
プレゼン資料を作成する前に、まずは構成を考えることが重要です。構成を考えずに作成した資料は、起承転結がはっきりとしておらず全体的に分かりづらいプレゼンになってしまいます。
プレゼン資料の構成は、以下が基本になります。
導入：プレゼンの目的と自己紹介
本編：メインの内容と派生した情報
結論：全体のまとめとプレゼンを通して伝えたいこと
インターンシップのプレゼンでは、インターンに参加した内容や成果を発表するものから、グループワークで得た成果や結論を発表するものまで様々です。しかし、どんな内容のプレゼンであっても「導入→本編→結論」という形式は変わりません。
では、プレゼン資料を作成する際はどのような点を意識すべきなのでしょうか。
- スライド1枚あたり1つのメッセージで簡潔に
プレゼン資料は「1スライド1メッセージ」が基本です。記載する内容が多くなると煩雑な印象になり、理解に時間がかかるのでプレゼン資料の意味をなしません。スライドは見出しや箇条書きを活用して端的なメッセージを示し、図表などを用いて直感的に理解できるように作成することを心がけましょう。
プレゼン資料は全体の流れを示すもので、細かい内容は口頭で説明することになります。プレゼン中に資料を見ていれば次に何を話せばいいのかが分かるように、全体の流れを抜け漏れなく抑えるようにしましょう。
また、プレゼンする内容にもよりますが、ページ数があまりにも多くなりすぎると理解が難しくなってしまいます。20ページ程度を目安に伝える内容をまとめることを意識してください。
プレゼン資料を作成していると、ついつい夢中になって作り込んでしまいがちです。しかし、プレゼンは資料を作るのが目的ではなく、相手に分かりやすくメッセージを伝えることが目的です。誰にでも分かりやすい資料を目指しましょう。
- プレゼン資料のトンマナを決める
トンマナとはトーン＆マナーの略で、デザインの方向性や雰囲気のことを言います。スライドごとにデザインが大きく変わってしまうプレゼン資料は、まとまりがない印象になり、内容が頭に入ってこなくなってしまいます。
また、色をカラフルにしすぎたり、アニメーションをつけすぎたりするのも、気が散ってプレゼン内容に入り込めなくなる原因となります。
フォントはすべて統一し、色もベースカラーとサブカラーで最大4色程度におさえるとデザインのまとまりがでます。ベースカラーは企業のイメージカラーを利用したり、落ち着いたネイビーなどを利用したりすると印象がよくなります。
その他にも、色に意味を持たせるのも分かりやすい資料作りのコツになります。赤文字はポジティブなメッセージ、青文字はネガティブなメッセージといったように、どの色が何を表すかというルールを決めて作成しましょう。
- 図・グラフ・写真を用いる
文字だけだと、読み込んで理解するのに時間がかかってしまいます。直感的な理解を促すためにも、図やグラフ、写真を有効活用しましょう。
例えば、売上が「1年目：1億→2年目：1.5億→3年目：3億」と伸びていくことを説明したいとします。この場合、それぞれを数字の表組にするのではなく、棒グラフで伸びていくイメージを伝えると効果的です。
自分の伝えたいメッセージを相手に伝わりやすくするためにはどうすればいいか、という点をしっかり考えることが、いいプレゼン資料作りの重要なポイントになります。
- 結論部分でプレゼンを印象に残す
プレゼンは導入から本編へ順を追って説明することになります。聞き手は、その瞬間は理解して「なるほど」と思っていますが、聞き終わった時に「どんな内容だったっけ？」となりがちです。
そのため、結論部分でプレゼンの総括を入れて、一番伝えたいメッセージを印象的に発表しましょう。そうすることで「このプレゼンが一番言いたかったことはこれか！」という理解を促すことができ、プレゼン自体の印象が頭に残ることになります。
せっかく発表した内容をすぐに忘れられてしまわないようにするためにも、印象的な力強いメッセージでプレゼンを締めくくりましょう。
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パワーポイントで見やすい資料を作るコツ
プレゼン資料は基本的にパワーポイントで作成することになります。これはインターンだけでなく社会人になってからも同様で、パワーポイントを使えるスキルがあると仕事でも有利になります。プレゼン資料作りを通して、パワーポイントの使い方のコツを覚えておきましょう。
- フォントはメイリオで、文字サイズのルールを決めておく
プレゼン資料のフォントはメイリオがおすすめです。ゴシック体や明朝体だとあまり洗練された印象になりません。メイリオならパワーポイントに標準装備されているので、試してみてください。
文字サイズもルールを決めておくことが重要です。ページごとに文字サイズがバラバラだと、まとまりのないデザインになってしまうだけでなく、文章を認識するのに時間がかかってしまいます。見出しは22pt、本文は18ptといったように、メリハリをつけた文字サイズでルールを決めておきましょう。
文章の長さもルールを決めておくと作りやすいです。最大でも3行まで、見出しは35文字以内などと決めておけば、文章を考える際の指標にもなり、読みやすいプレゼン資料に仕上げることができます。
- プレゼン資料の色合いや文字の色に注意する
プレゼン資料は全体を通して3～4色以内におさえておくと、まとまった印象にすることができます。プレゼンでは、資料をプロジェクターで画面に映し出すことが多いので、黄色やパステルカラーのような薄い色を使うと見えづらくなってしまいます。ネイビーやダークグレーのように濃く、落ち着いた色であれば、引き締まった印象になり見やすいです。
強調したい場合は赤や青などの指し色を使いましょう。その際、原色ではなく少し暗めの色を使うと、洗練した印象を与えることができます。
文字色も同様に、薄い色だと見えません。デフォルトの黒でも全く問題ありませんが、黒に近いダークグレーにするとスタイリッシュな印象になります。
配色は凝り始めるとついカラフルにしてしまいがちですが、色は引き算して洗練させることを心がけてみてください。
まとめ
インターンでプレゼンする際は、成果発表など重要なシーンになると思います。
その際、相手に良い印象を与えて、成果を十分に伝えることができるよう、プレゼン資料作成にもこだわるようにしましょう。
「1スライド1メッセージ」「導入→本編→結論」という基本さえおさえておけば、全体的に分かりやすいプレゼン資料を作ることができるはずです。結論部分にはプレゼンで伝えたかった重要なメッセージを記入し、印象に残るようにしましょう。
プレゼン資料はデザインや配色によっても受け取られ方が違ってきます。フォントサイズや配色にルールを決めて、統一感のあるデザインを目指してくださいね。
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