社会人になると、今までの学生生活とは言葉遣いや挨拶の仕方など、さまざまの新常識・マナーを覚えていかなければなりません。その中でも特に変化が大きいのがメール。ビジネスメールは友だちに送るLINEのメッセージとは全く別物と考えた方が良いでしょう。またメールに関しては、社会人になる前、就職活動をスタートして就活生となったタイミングから、正しいマナーや使い方が求められる代物です。
就活中のビジネスマナーの不手際は、基本的に指摘をされることはありません。指摘をしてもらえれば間違いに気づき、直すチャンスもあるというものですが、知らず知らずのうちにマナー違反をしてしまい、選考に不合格になってしまう…なんてこともあるでしょう。
ここでは、社会人としての基本的なマナーに関して解説します。まずはこれをマスターして、デキる社会人としての第一歩を歩みだしましょう！
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この記事の目次
メールは「読みやすさ」が命！必要なことを端的に伝えよう
まず押さえておかなければいけない概念が、社会人は「忙しい」ということ。ある一つの事柄や仕事に対して、長々と時間をつかったり、そのことだけを考えていれば良いというわけではないのです。
メールは気軽なコミュニケーションツールではありますが、相手に読むという作業を必要とさせるわけですから、何よりも「読みやすさ」に気を付けなければなりません。どういう目的でメールが送られたのか。そしてこのメールを読んだあと、自分はどんなアクションをしなければならないのか。そういったメールを送った本来の意味がパッと見でわかる状態。それが一番理想的なメールの形と言えますね。
就活がスタートすれば、採用担当者と選考日程の調整などをメールで行うケースも増えてきますし、何か質問がある場合などは、電話よりもメールの方が相手の時間を拘束せず、気遣いができていると言えるでしょう。
ここから、メールで必要最低限押さえておきたいポイントに関して見ていきます。
件名では要件やメールの重要度をアピール。見落とされない工夫を
ビジネスメールの一番の特徴といえば件名。学生時代に友だちとメールをする際に件名を使ったことがある、という人はほとんどいないでしょう。社会人になって初めて使う機能と言っても過言ではありません。
よくわからないから、使ったことがない機能だから、という理由で適当に書いてしまうのはNG。社会人となると、一日に届くメールは少なくとも数十件。多い人など何百、何千というメールが届きます。すべてのメールを熟読するのは現実的に無理な話ですから、社会人は件名を見て、そのメール本文を読むか読まないか、重要か否かの判断をしていきます。
だからこそ、件名には最大限こだわった方が良いと言えるでしょう。
例えば面接日程を調整するためのメールであれば、【面接日程の調整に関して／○○学部 △△】といったように、本文を読まなくても、おおよそのメールの中身が想像できる件名が理想です。また就活関係のメールであれば、採用担当者がアドレスを登録しておらず、送り主がパッと見でわからない場合も考えられるため、自分が何者か、という情報も入れて置いた方がより親切と言えますね。
本文は結論から先に、相手に求めるアクションを書こう
そうして件名を見てもらい、読んでもらう準備ができたら、次にこだわっていきたいのが本文。長々と何を伝えたいのかわからない内容になってしまってはいけませんから、５W１Hと言われるような、結論ややるべきアクションを完結に記載するようにしましょう。
先ほどの面接日程の調整を例に上げれば、【面接日程として○日と○日の○時なら大丈夫。そちらも問題ないか確認してください】といったように、自分の伝えたいことを端的に伝えつつ、相手に求めるアクションや次の行動に関しても書かれていれば、よりわかりやすいメール文面であると言えるでしょう。
質問に対して回答せずに、別の質問で返してしまったり、相手が求めている答えとは別の答えを返してしまっては、時間が無駄になるだけでなく、相手からの印象も大きく損ないます。書く能力も大切ですが、読み解く能力も大切といえますね。
To、CC、BCCの使い方
またビジネスメールを使うようになると初めて出会うことになるのが、宛先にあるTo、CC、BCCという表記。それぞれ細かく解説することは控えますが、Toはメインでやり取りをしている相手、CCはメイン担当ではない関係者やメールを確認しておいてほしい人、そしてBCCは、ToやCCの人に知られずにメールを送りたい人、という形で覚えておくと良いでしょう。
就活のタイミングでは基本的にお互いがToでやりとりをするため、あまり意識する機会はないかもしれませんが、例えば面接官から送られてくるメールのCCに知らない名前が入っていたら、その面接官の上司にあたる人かもしれませんので、記憶の片隅に置いておいても良いかもしれません。
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宛名や署名など、本文以外のところにも気を配ろう
さて、件名や本文といった、メールの核となる部分に関する注意点をお話ししてきましたが、それ以外の部分でも気を付けなければいけない箇所は存在します。ここからは、メールの細部に関して、特に注意が必要なところについて解説していきましょう。
宛名での役職や名前の間違いは絶対NG！書く順番にも注意
ビジネスメールを送る際、いかに気心の知れた相手であっても、いきなり本文から書きだしてしまうのはNGです。メール本文冒頭には、必ず宛名を書くようにしましょう。宛名は【会社名―役職名―名前】の順番で書きます。送り先が複数人になる場合は、役職が上など、目上の人から順に書くようにしましょう。名前の間違いや役職の間違いはビジネスマナーとしてあってはならないことですから、送る前にしっかり見直しておくと良いですね。
またメールの最後には、送り主である自分の署名を入れるようにします。署名には最低限【会社名―名前―電話番号―メールアドレス】を記載するようにすると良いでしょう。住所なども入れておけば、相手が何かを郵送したいと思った時にすぐに見つけられるので、より親切ですね。
添付メールを送る際はデータ容量をチェック！送信エラーや失礼を避けましょう
また内容や要件によっては、文面だけでなく、画像やワードなどのデータを添付して送らなければいけない場合もあるでしょう。その際は、送るデータの容量もしっかりチェックしておきましょう。ビジネスの世界では、２MB以上のサイズのデータを送ることはマナー違反とされています。場合によって受信をしてもらえず、エラーで返ってきてしまう。ということもあるでしょうから、送る前に改めてチェックをしておきたいものですね。
もしも容量がオーバーしてしまう場合は、圧縮をしたりオンラインストレージを活用するなどの手段を用いましょう。
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まとめ メールは気軽なコミュニケーションツールだからこそ、気を抜かない。正しい運用をデキる大人を演出しよう
色々とメールのマナーに関してお伝えしてきましたが、慣れてしまえば簡単なので、とにかくたくさんの数をこなしていくことが大切ですね。一番大切なのは、読む側の視点に立って考えるということ。この内容で送られてきて、自分は困らないかな。ちゃんと内容が伝わるかな。そういった目線で、自分が作ったメールを読み返してみるもの良いと思います。
誰でも使える気軽なコミュニケーションツールだからこそ、その使いこなし方ひとつで、デキる大人を簡単に演出できるともいえるでしょう。就活のときはもちろん、社会人になってからも活躍していくために、早めにマスターしておきたいスキルの一つです。
