就活で領収書が求められた場合、発行と宛名はどうすべきか

就活では地方から都市部に移動する機会が多く、中には交通費を支給してくれる企業もあります。

その場合、発行しなければならないのが領収書。普段レシートはすぐに捨ててしまうという人でも、領収書を発行して保存しておかなければ、交通費を支給してもらえなくなってしまいます。

しかし、領収書はどこで発行すればいいのか分からない、宛名は何を書いてもらえばいいか分からない、という就活生も多いのではないでしょうか。

ここでは、交通機関での領収書の発行方法や宛名の書き方について解説いたします。

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領収書の発行方法

就活で企業から交通費を支給してもらえる場合、支払った金額を証明するものとして領収書を発行しなければなりません。しかし、普段交通機関で領収書を発行する機会のない方は、どこでどのように発行すればいいのか分からないかと思います。交通機関の領収書は、社会人になってからも営業や出張でかかった交通費を清算する際に必要になるので、この機会に発行方法を覚えておきましょう。

・新幹線の場合

東京や大阪、名古屋などといった都市部に移動する場合、新幹線を利用するケースが多いでしょう。新幹線の領収書は、発券機でチケットを購入する際に、領収書の発行ボタンを押すことで入手することができます。みどりの窓口で駅員さんにチケットを発券してもらう場合は、領収書が必要な旨を伝えましょう。

新幹線の領収書は乗車券とよく似た見た目なので、誤って改札に通したり破棄したりしないよう注意してください。財布の分かりやすい場所に保管するなどして、清算手続きが完了するまで大事に持っておきましょう。

・飛行機の場合

就活の移動で飛行機を利用するケースもあるかと思います。飛行機の領収書を発行する場合は、空港の自動チェックイン機や購入機、航空券発券カウンターなどで対応してもらうことができます。

また、事前にインターネットで予約購入する場合は、クレジットカード決済後に領収書を印刷できる画面がホームページ上に表示されます。忘れず印刷するようにしましょう。コンビニ決済を選択した場合は、「お支払い控え」を忘れずにもらい、大切に保管するようにしてください。コンビニでは領収書の再発行ができないので、注意が必要です。

・高速バスの場合

同じ県内でも長距離の移動が発生する場合は、高速バスを利用することがあるかと思います。また、夜行バスを利用することもあるでしょう。インターネットの高速バスサイトからチケットを手配する場合は、クレジットカード決済が完了したら領収書を印刷できるページが出現するケースが大半です。ホームページ上から忘れず印刷しておくようにしましょう。

コンビニ決済を利用する場合は、コンビニで支払う際に領収書をもらうことを忘れないようにしてください。一度もらうのを忘れてしまうと、再発行が難しく交通費を清算できなくなってしまう可能性があります。そのリスクをなくすためにも、クレジットカード決済にしておいた方が安全とも言えます。

・電車や路線バスでICカードを利用した場合

電車や路線バスで移動する場合、SuicaやICOCAといった交通系ICカードを利用することになるでしょう。その場合は、駅の発券機で領収書を印字すれば、今まで乗車した区間の金額が印刷された紙を入手することができます。ラインマーカーなどで該当の区間に目印をつけることで、交通費の証明になります。

なお、短距離の移動の場合は領収書の提示が求められず、自己申告で支払われるケースもあります。その際は虚偽の申告はせず、正しい区間を企業に伝えましょう。

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領収書の宛名の書き方

領収書には、誰に対して発行したかを証明するために宛名を記載しなければなりません。領収書の宛名といえば「上様」などが有名ですが、就活ではどのように記載するのが正しいのでしょうか。

・会社名は正式に書いてもらう

就活の領収書では、「上様」という記載はNGです。宛名を聞かれてよく分からないままに「上でお願いします」と言ってしまわないようにしましょう。

上様の由来は、将軍や貴族といった目上の人を「上様」と呼んでいたことに由来しているという説や、お得意様を意味する「上客」「上得意」の略からきているという説があります。

とはいえ、宛名に「上様」とだけ記載しては、誰が支払う必要になるのかが分かりません。最近では不正行為を防止するためにも、領収書の上様を禁止している企業が増えています。そのため、宛名が上様となっている領収書は認められず、交通費が清算されなくなってしまう可能性があります。

なので、領収書の宛名には会社の正式名を書いてもらうようにしましょう。「株式会社〇〇」「××株式会社」といったように、株式会社という表記も正確に入れ、（株）などと略さないようにしてもらいます。担当者が記載ミスをしてしまわないよう、メモ帳に正確な企業名を記載して見せるのも一つの手です。

・企業の指示に従う

企業によっては、宛名を指定される場合があります。企業名だけでなく部署名や個人名まで記載が求められるケースがあるので、指定された場合は指示に従って記載してもらうようにしましょう。

特に指定がない場合は、企業名を正確に記入してもらうので基本的に問題ありません。しかし、どうしても気になるという場合は担当者に確認してみるとよいでしょう。領収書の宛名のことが気になってプレッシャーとなり、就活に集中できなくなっては元も子もありません。事前に確認して、安心して就活に挑める状態にしておきましょう。

・往復分のチケットを購入して領収書をまとめる

チケットは片道ずつ購入することもできますが、できれば往復分まとめて購入するようにしましょう。そうすることで、領収書を1枚にまとめることができます。

企業は何十人、何百人という就活生の交通費を処理しなければなりません。全員が片道ずつの領収書を提出すると、書類の量は2倍に増えてしまい、処理の時間が余計にかかってしまうことになります。可能な限り往復分のチケットを同時に購入し、書類の量を減らすよう気づかいましょう。

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まとめ

就活の交通費というのは馬鹿にならないものです。地方から東京へ移動しようと思ったら、往復で数万円かかるのが当たり前です。

最近は採用難の影響を受けて、企業が就活生に振り向いてもらうために交通費を支給するケースが増えてきています。交通費の負担が厳しいという場合は、交通費を支給してくれる企業の面接に積極的に参加してみるのもいいかもしれません。

その際、特に長距離移動が発生した場合は、必ず領収書をもらうことを忘れないようにしましょう。領収書は窓口や発券機から発行することができます。発行方法が分からない場合は、その場にいる駅員やスタッフに質問してみましょう。

宛名は企業からの指示を優先し、正確に記入してもらうようにします。領収書に関して不明な点があれば、企業の担当者に質問するようにしてください。宛名のミスがあった場合、交通費が支払われなくなる可能性もなくはありません。

また、チケットを購入する際はできる限り往復分をまとめて購入し、領収書の枚数を減らすようにしましょう。企業の担当者が処理する手間を省くための気遣いは、好印象を与えるものです。

領収書の発行は企業に入社してからもよく行いますので、この機会に方法をマスターしておきましょう。

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