就職活動中は企業と電話で連絡を取ることが多く、アドレス帳に登録していない番号から電話がかかってくる機会が増えます。
普段、友だちとの連絡をメールやLINEで行っており電話対応に慣れていない場合でも、就活ではしっかりとマナーを守って対応しなければなりません。
もし電話対応で悪い印象を与えたら、相手に不快な思いをさせてしまうだけでなく、選考にも影響が及んでしまう可能性もあります。
ここでは、知らない番号から電話がかかってきた場合の対処法や、電話のマナーについて紹介いたします。
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知らない番号からかかってきたら調べて確認しよう
就職活動中は、知らない電話番号から電話がかかってきても、無視せず折り返すようにしましょう。選考に関することなど、重要な連絡で電話がかかってくる可能性が非常に高いです。
とは言え、知らない電話番号に折り返したら詐欺の電話だった…なんてことになったら困りますよね。
そのような場合は、まずは電話番号をGoogleやYahoo!などで調べてみてください。
有名な悪質電話の番号は検索でもひっかかります。場合によっては口コミで詳細が記載されていることもあるので、問題のある電話番号か折り返す前に調べておきましょう。
企業の番号であれば、その企業のホームページが表示されるはずです。ホームページに掲載されている代表番号ではなく、採用担当者の携帯電話番号や担当部署の直通電話であれば、今までもらったメールや資料に記載されている可能性が高いです。企業ホームページが検索で表示されなかった場合は、そちらの線も確認してみてください。
しかし、選考を受けているすべての企業の情報を調べるのは大変です。電話連絡があるということは、直近で選考を受けた企業である可能性が高いです。ある程度目星をつけてから電話番号を探せば、時間の節約にもつながります。
また、企業の電話番号はアドレス帳やメモ帳に記録しておくのも手です。アドレス帳に登録しておけば、電話がかかってきた時にどこからの電話かがすぐに把握できますし、メモ帳に残しておけばすぐに確認することができます。
場合によっては、企業ではなく登録している就職情報サイトからお知らせの電話がかかってくることもあります。就職情報サイトからの電話は、就活に役立つおすすめの説明会の案内であったり、就活エージェントの紹介であったりするケースが多いです。話を聞いておいて損はないので、就職情報会社からの電話も積極的に受けるようにするとよいでしょう。
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場合によっては非通知でかけてくることもある
一般的に怪しいイメージのある非通知からの電話ですが、就職活動中は企業から非通知でかかってくることもあります。
電話を非通知設定にしている企業は意外にも多く、セキュリティの観点や社内規定などでそう定められているようです。
また、採用規模の大きい会社や採用担当者の人手が足りない会社は、自社で採用活動を行わず外部の協力会社に電話対応などを委託している場合があります。そのような時も、学生からの折り返しを断つために非通知設定されている可能性が高いです。
非通知からの電話は、どの電話番号からかかってきたかが判別できないので調べられないですし、折り返すこともできません。企業側も、一度つながらなかった学生には改めて電話連絡してくれるケースが大半なので、再度非通知から電話がきた場合は必ず受け取れるようにしておきましょう。
2回以上電話連絡がつながらなければ、マナー違反とは言いませんが相手に大きな手間をかけることになってしまい、印象もあまりよくありません。就職活動中は電話連絡にすぐ対応できるよう、注意を払うようにしておいてください。
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知らない電話番号へ折り返す時のマナー
知らない電話番号から連絡があり、一度で電話に出られなかった場合は、折り返しの電話をしなければなりません。
検索で調べてみて怪しい電話であることが分かれば無視しておいて問題ないですが、企業からの電話であったり、判別のつかない番号であったりした場合は、必ず折り返すようにしておきましょう。
その際、せっかく折り返しの電話ができたのに、対応のマナーが悪ければ企業に悪い印象を与えてしまいかねないので注意が必要です。
まず、留守番電話にメッセージが残されていた場合。
連絡事項が録音されており、折り返しは不要である旨が伝えられている場合は、折り返しの電話を入れる必要はありません。わざわざそのように伝えているということは、留守番電話に残された内容が伝えたいことの全てであり、電話しても相手の時間を奪うだけになってしまいます。そのような際は、メールで「お電話いただいたのに、対応できず申し訳ございませんでした。留守番電話を確認させていただき、内容について承知いたしました」と一方入れておくと丁寧な印象を与えられるでしょう。
折り返し不要の旨が伝えられていない場合は、必ず折り返すようにしてください。「〇時以降に折り返しをお願いします」と時間を指定して留守番電話に残されていた場合は、その時間を守って連絡するようにしましょう。また、時間を指定されていなかった場合でも、お昼休みである12時～13時と終業時間以降に折り返すのは避けるべきです。就業時間中であれば対応してもらいやすいので、その時間を狙って電話してください。
もし電話をしても、担当者が席を外しているなどで連絡がつかなかったら、受付してくれた方に「〇〇から電話があった旨を伝えていただいてもよろしいでしょうか」と伝言を残してもらうようにしましょう。しばらくしたら再度担当者から折り返しがくるはずなので、その際には電話に出られるよう注意を払っておいてください。
留守番電話が残っていなかった場合は、メールも確認するようにしましょう。
電話がつながらなかったら、伝えたかった内容をメールで送るというのは仕事でよく使う手法です。メールで折り返ししてほしい旨が書かれていたら電話すべきですし、とくに何もなくメールの内容で確認が済むようでしたら、確認したことを返信しておきましょう。
留守番電話もメールもなかった場合は、必ず折り返すようにしてください。
誰からの電話かが分からなかった場合は、受付担当の方に「〇時頃に御社から電話があったため折り返させていただきました」と伝えましょう。そうすると、相手企業内であなたに電話した人を探してくれ、担当者に取り次いでもらえます。担当者不在の場合は、折り返しの電話をした旨を伝言で残してもらうようにしてください。
ただし、留守番電話でもメールでも連絡がなかった場合は、怪しいところからの電話である可能性も捨てきれません。万が一詐欺的な話になりそうだったら、早急に電話を切るようにして身を守るようにしてください。
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まとめ
就活中は知らない電話番号から電話がくる機会が増えますが、無視せず必ず対応するようにしましょう。
企業がメールではなく電話で連絡をくれるということは、緊急度の高い連絡であったり、メールでは表現しづらく直接話をしたい場合であったりする可能性が高いです。
折り返さず無視してしまうことで、選考にも影響が出てしまう可能性があるので注意してください。
また、折り返しの電話ではマナーが問われます。折り返し時間を指定されていた場合は必ずその時間帯に電話をし、受付担当者にも失礼の内容に電話をしましょう。
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